FAQs zur Vollmachtsdatenbank

Hier beantwortet die Bundessteuerberaterkammer häufig gestellte Fragen zur Vollmachtsdatenbank.

Der FAQ-Katalog wird stetig erweitert und ergänzt. Bitte wenden Sie sich mit Ihren Hinweisen und Anmerkungen an uns.



    

Was ist die Vollmachtsdatenbank?

Die Vollmachtsdatenbank ist eine internetbasierte Softwarelösung für Steuerberater mit folgenden Funktionalitäten:

  • Elektronische Verwaltung der von Mandanten schriftlich erteilten Vollmachten
  • Legitimation gegenüber der Finanzverwaltung als Bevollmächtigter des Mandanten
  • Berechtigung für den Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung elektronisch gespeicherten Daten des Mandanten und für den Abruf zur weiteren Verarbeitung in den Kanzleiprogrammen
 

Auf welche Daten des Mandanten kann man zugreifen?

Im ersten Schritt, voraussichtlich ab März 2014, werden Steuerberater einen Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten der Mandanten erhalten. Das sind zunächst folgende Informationen:

  • die vom Arbeitgeber bescheinigten Lohnsteuerdaten
  • Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen
  • Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen
  • Vorsorgeaufwendungen sowie
  • Name, Adresse und weitere Grundinformationen

Nach dem Start der Vorausgefüllten Steuererklärung (VaSt) soll der Datenumfang stufenweise erweitert werden, so dass beispielsweise auch die Daten der Spendenbescheinigungen oder Kapitalertragsteuerbescheinigungen abgerufen werden können.

In einem zweiten Schritt wird nach Einführung von GINSTER (Grundinformationsdienst Steuer) - voraussichtlich ab Mitte 2017 - die Vollmachtsdatenbank über die Möglichkeit des Datenabrufs hinaus auch die Vollmachtsverwaltung umfassen, d.h. dass jede Änderung im Datenbestand der VDB täglich automatisch an GINSTER gesendet wird und somit auch im Datenbestand der Finanzverwaltung bundesweit verfügbar ist. Damit entfallen für den Steuerberater schriftliche Änderungsmitteilungen an die Finanzämter, wie z. B. bei Adressänderung, neuer Vollmachtsanzeige oder Änderung in den Stammdaten des Mandanten. Weiterhin wird auch die Steuerkontoabfrage dann über die VDB möglich sein.

Wo finde ich die Vollmachtsdatenbank?

Auf der Homepage der jeweiligen Steuerberaterkammer, bei der der Steuerberater Mitglied ist.

Wer kann sich in der Vollmachtsdatenbank registrieren?

In der Vollmachtsdatenbank können selbstständige Steuerberater ihre Kanzlei registrieren. Darüber hinaus können Steuerberater, die (Sozietäts-)Partner oder Vorstand/ Geschäftsführer/ persönlich haftender Gesellschafter sind, ihre Sozietät, Partnerschaftsgesellschaft oder Steuerberatungsgesellschaft registrieren.

 

Welche Karten kann ich für die Registrierung in der Vollmachtsdatenbank nutzen?

Bei der Registrierung in der Vollmachtsdatenbank muss sichergestellt werden, dass Sie als Anwender auch das Berufsträgerattribut besitzen. Diese Vorgabe wird derzeit durch den Einsatz eines Kammermitgliedsausweises oder  - wenn Ihre Kammer diese im Berufsregister einträgt - einer DATEV SmartCard für Berufsträger erfüllt.

Welche technischen Voraussetzungen (Kartenleser, Software, System, etc.) benötige ich zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank?

Sie benötigen:

  • einen PC mit Internetzugang (Details zu den unterstützten Betriebssystemen finden Sie in der Informations-Datenbank unter http://www.datev.de/info-db/0908526).
  • einen Kammermitgliedsausweis oder eine DATEV SmartCard für Berufsträger (wenn Ihre Kammer diese im Berufsregister einträgt).
  • das DATEV Sicherheitspaket (bei DATEV-Kunden bereits installiert) oder das Sicherheitspaket compact (kostenlos abrufbar unter http://www.datev.de/kammermitgliedsausweis), jeweils in der aktuellen Version (Informationen zum DATEV Sicherheitspaket finden Sie unter http://www.datev.de/info-db/0903411).
  • sowie ein SmartCard Lesegerät (Informationen zu den unterstützten SmartCard-Lesegeräten finden Sie unter http://www.datev.de/info-db/1033754).

Die Kanzlei ist als Berufsausübungsgesellschaft (z. B. Sozietät) organisiert. Wer muss sich registrieren?

Die Registrierung der Gesellschaft (z. B. Sozietät) erfolgt von nur einem Vertretungsberechtigten (z. B. Sozietätspartner). Grundlage für den Zugriff der Vertretungsberechtigten (z. B. Sozietätspartner) ist die Eintragung im Berufsregister der Kammer.

Meine Kanzlei wird im Registrierungsdialog nicht (korrekt) aufgelistet. Wie kann ich sie (Adresse, Rolle, neue Kanzlei) aktualisieren/ finden?

Wenn Sie sich zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank registrieren, erfolgt eine Erstbestückung mit Daten aus dem Berufsregister Ihrer Steuerberaterkammer. Sind diese Daten ganz oder teilweise falsch, unvollständig oder nicht mehr aktuell, müssen Sie sie bei Ihrer Steuerberaterkammer ändern lassen.

  

Kann ich für die Arbeit mit der Vollmachtsdatenbank Untervollmachten an Mitarbeiter vergeben?

Nach einer erfolgreichen Registrierung können Sie für jeden Mitarbeiter, dem Sie die Pflege der Vollmachtsdatenbank übertragen möchten, über das Icon Rechtevergabe Untervollmachten vergeben. Es werden Ihnen dort alle vorhandenen SmartCards angezeigt. Voraussetzung ist, dass die Mitarbeiter eine eigene DATEV SmartCard, einen eigenen DATEV mIDentity-Stick oder einen eigenen Kammermitgliedsausweis besitzen.

DATEV-Nichtmitglieder können für Ihre Mitarbeiter einen DATEV mIDentity-Stick über das Bestellformular in der Vollmachtsdatenbank bestellen. Bitte beachten Sie, dass für den mIDentity-Stick kein Lesegerät benötigt wird, lediglich die Software Sicherheitspaket Compact müssen Sie installieren.

Bitte beachten Sie, dass nur mit der Karte, mit der die Registrierung vorgenommen wurde, Untervollmachten vergeben werden dürfen.

Muss eine schriftliche Vollmacht des Mandanten vorliegen?

Für die elektronische Kommunikation fordert die Finanzverwaltung zukünftig eine standardisierte Vollmacht für steuerliche Zwecke, deren Umfang in der Vollmachtsdatenbank eingetragen wird. Das bundeseinheitliche Vollmachtsformular wird im BStBl von der Finanzverwaltung veröffentlicht. Sofern die Vollmachtsdatenbank nicht genutzt wird und damit Vollmachten auch nicht elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden, ist die Verwendung des Vollmachtsformulars nicht vorgeschrieben.       

Während bisher die Vollmacht für die betreffende Angelegenheit einzeln aufgeführt wurde, sind in der neuen Standardvollmacht nur noch diejenigen Steuerarten und sonstige Angelegenheiten anzukreuzen, für die die Vollmacht nicht gelten soll.

Die Finanzverwaltung wird stichprobenhaft kontrollieren, ob die von der Vollmachtsdatenbank an sie übermittelten Vollmachten auch tatsächlich vorliegen.

Das Formular der Standardvollmacht zur Vertretung in Steuersachen finden sie z. B. auf den Internetseiten Ihrer Steuerberaterkammer.

Gilt das neue Vollmachtsformular zur Vertretung in Steuersachen auch für die Steuerkontoabfrage?

Grundsätzlich erfasst die Bevollmächtigung in dem Formular auch die Steuerkontoabfrage. Allerdings werden die Voraussetzungen, dass die Finanzverwaltung dies technisch umsetzen kann erst ab 2015 vorliegen. In einigen Bundesländern soll es auch früher möglich sein.

Warum muss ich für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank eine Auftragsdatenverarbeitung-Vereinbarung (ADV-Vereinbarung) mit der Datev e.G. im Rahmen des Nutzungsvertrages unterschreiben?

  • Die Vollmachtsdatenbank wird von der Datev e.G. im Auftrag der Steuerberaterkammern betrieben und steht allen Mitgliedern zur Verfügung.
  • Die ADV-Pflicht ergibt sich aus § 11 BDSG und verlangt eine ADV-Vereinbarung von der verantwortlichen Stelle.
  • Der Abschluss der ADV-Vereinbarung begründet keine Mitgliedschaft bei der Datev e.G.

Wohin muss ich den Nutzungsvertrag und das SEPA-Lastschriftmandant schicken?

Beides senden Sie bitte an:

DATEV eG
Logistik-Center
90329 Nürnberg

Darf ich den Nutzungsvertrag bzw. die ADV-Vereinbarung ändern?

Nein. Beides darf weder geändert noch ergänzt werden.

Wer sind meine Ansprechpartner für das Berufsregister bzw. Vollmachtsdatenbank?

Für die Betreuung des Berufsregisters ist Ihre Steuerberaterkammer zuständig. Fragen hierzu richten Sie daher bitte direkt an Ihre Steuerberaterkammer. Ihre Steuerberaterkammer informiert Sie auch gerne zu weiteren Fragen rund um die vorausgefüllte Steuererklärung und ELSTER.

Technische und organisatorische Fragen zur Vollmachtsdatenbank können Sie an DATEV eG richten, oder sich unter www.datev.de/info-db dazu informieren.


 

Wie kann die Verlegung der beruflichen Niederlassung in einen anderen Kammerbereich umgesetzt werden? Können Vollmachten manuell übertragen werden? Werden evtl. erforderliche Formschreiben zur Verfügung gestellt?

siehe Praxisfälle: Verlegung Kanzlei in anderen Kammerbezirk
 

Mitgliedsende-Datum und Grund „Verlegung“ eintragen (ausgewertet werden die Kammerwechsel innerhalb Deutschland, d.h. die gesperrten Textschlüssel 6001-6016 und 6020-6026)

  • wenn Verlegungsgrund Kammerwechsel gesetzt ist, bleiben die Berechtigungen
  • für den Zugriff VDB und Vollmachten werden gelöscht

andere Kammer legt neuen Vollmachtnehmer an 

  • Neuanlage VDB und Registrierung
  • manueller Übertrag der Vollmachten durch DATEV ist notwendig
    • Auftrag der Kammer/Vollmachtnehmer an DATEV zur Übertragung der Vollmachten

Bei einem Wechsel von z. B. einfacher PartG in eine anerkannte PartG StBG bzw. Sozietät in einfache PartG, erfolgt ein Nummernwechsel in der Personenverwaltung. Wird es eine Lösung geben, damit die Vollmachten nicht gelöscht werden? Oder sind in diesem Fall neue Vollmachten erforderlich?

siehe Praxisfälle: Umwandlungsfälle à Vollmachten bleiben bestehen (2)
 

Mitgliedsende-Datum bzw. Auflösungsdatum eintragen

  • Berechtigungen für den Zugriff VDB werden mit Erreichen des Enddatums gelöscht
  • Vollmachten werden zeitversetzt gelöscht

und neuen Vollmachtnehmer anlegen

  • Neuanlage VDB und Registrierung
  • manueller Übertrag der Vollmachten durch DATEV ist notwendig
    • Auftrag der Kammer/Vollmachtnehmer an DATEV zur Übertragung der Vollmachten
 

Zugang für Steuerberatungsgesellschaften erfolgt über den KMA der gesetzlichen Vertreter. Können die Leiter auswärtiger Beratungsstellen selber KMAs beantragen oder müssen die gesetzlichen Vertreter an die Leiter der Beratungsstellen Untervollmachten erteilen? (erheblicher Arbeits- und Kontrollaufwand)

Der Leiter einer weiteren Beratungsstelle kann einen KMA bei der zuständigen Kammer beantragen.

Welche Kosten entstehen für Kartenlesegerät, Software, Nutzung der VDB?

Die Nutzung der VDB wird über die Vollmachten abgerechnet. Pro Vollmacht und Kalenderjahr stellt die DATEV 0,60 € im Jahr in Rechnung. Im ersten Jahr als Einführungs-preis nur 0,30 €. Ein Kartenlesegerät kostet durchschnittlich 25,00 bis 30,00 €.
Sonstige Kosten fallen nicht an.

Kann ich als angestellter Steuerberater bei einem Berufsangehörigen meinen KMA für die Arbeit bei meinem Arbeitgeber verwenden?

Ja, bevollmächtigt ist der Berufsangehörige (die Kanzlei), so dass dieser sich für die Nutzung der VDB registrieren muss und dann Untervollmachten erteilen kann. Eigene Nutzung des KMA ist dann im Rahmen der Untervollmacht möglich. Voraussetzung ist, dass der KMA des angestellten Steuerberaters bei DATEV über ein Antrags-Formular bekannt gemacht wird.

Können angestellte Steuerberater, die für eine WPG arbeiten, die nicht StBG ist, ihren KMA für die Arbeit nutzen?

Nein, die Vollmachten der Mandanten lauten i. d. R. auf die WPG, diese taucht aber im Berufsregister der Steuerberaterkammer nicht auf. Der einzelne StB ist nicht bevollmächtigt.

Müssen alle Mandanten die neue Vollmacht unterzeichnen?

Nur sofern Sie mit allen Mandanten an der VDB teilnehmen. Die neue Vollmacht ist unabdingbare Voraussetzung für die Nutzung der VDB. Siehe auch das BMF-Schreiben, Az. IV A 3 - S-0202/11/10001 vom 10. Oktober 2013.

Die Vollmacht finden Sie auch hier .

 

Sieht die Finanzverwaltung in der VDB, dass der StB auch Zustellungsvollmacht hat? Oder muss Papiervollmacht übermittelt werden?

In 2014 sieht die Finanzverwaltung die Zustellungsvollmacht in der VDB nicht, es wird lediglich die Bevollmächtigung zum Datenabruf übermittelt. Die Finanzverwaltung kann technisch noch nicht die ganze Vollmacht erfassen. Dies soll voraussichtlich ab 2015 möglich sein, wenn die Datenübermittlung über GINSTER läuft. Bis dahin müssen Zustellungsvollmachten in Papier der Finanzverwaltung übermittelt werden.

Wieso kann die DATEV-Smartcard genutzt werden, nicht aber die Karte der Post/Sparkasse?

Die Finanzverwaltung akzeptiert nur KMA mit Smartcardfunktion bzw. diese ersetzende DATEV-Smartcards mit Berufträgerrattribut.

Wie ist bei Umwandlungsfällen (neue Rechtsform, Verschmelzung, Aufspaltung, Abspaltung, Ausgliederung) mit den vorhandenen Vollmachten in der VDB zu verfahren?

siehe Praxisfälle: Umwandlungsfälle, wenn neue Vollmachten nötig sind

  • Verschmelzung
  • Aufspaltung

Mitgliedsende-Datum bzw. Auflösungsdatum eintragen

  • Berechtigungen für den Zugriff VDB werden mit Erreichen des Enddatums gelöscht
  • Vollmachten werden zeitversetzt gelöscht

und neuen Vollmachtnehmer anlegen

  • Neuanlage VDB und Registrierung, danach können neue Vollmachten angelegt werden

siehe Praxisfälle: Umwandlungsfälle à Vollmachten bleiben bestehen (1)

  • Rechtsformwechsel
  • Gleiche Rechtsform aber Anerkennung als StBG

Alternative 1:
wenn möglich, die bestehende Person ändern z.B. neue Rechtsform eintragen, Hauptzuordnung ändern

  • VDB wird aktualisiert
  • Vollmachten bleiben erhalten

Alternative 2:
wenn trotzdem neue Person angelegt wird z.B. Anerkennung als StBG und Beachtung Kennnummernbereiche (Mitglied/Nichtmitglied)

Mitgliedsende-Datum bzw. Auflösungsdatum eintragen

  • Berechtigungen für den Zugriff VDB werden mit Erreichen des Enddatums gelöscht
  • Vollmachten werden zeitversetzt gelöscht

und neuen Vollmachtnehmer anlegen

  • Neuanlage VDB und Registrierung
  • manueller Übertrag der Vollmachten durch DATEV ist notwendig
    • Auftrag der Kammer/Vollmachtnehmer an DATEV zur Übertragung der Vollmachten

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