Leitfaden zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank: Vorbereitungen für die "Vorausgefüllte Steuererklärung" (VaSt)

Welche Vorbereitungen Sie treffen müssen, damit Sie ab 2014 die Daten für die "Vorausgefüllte Steuererklärung" von der Finanzverwaltung abrufen können, erfahren Sie hier.



Die Finanzverwaltung plant im Jahr 2014 ein neues Verfahren einzuführen, das die Erstellung der Einkommensteuererklärung erleichtern soll: die sogenannte Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt). Hier werden dem Steuerpflichtigen oder seinem Bevollmächtigten die zu seiner Person bei der Finanzverwaltung gespeicherten Steuerdaten angezeigt bzw. elektronisch übermittelt.

Damit Sie die von der Finanzverwaltung bereitgestellten Daten abrufen können, müssen Sie vorher einige Vorbereitungen treffen. Folgende Schritte sind im Vorfeld zu beachten:

1. Vollmacht von Mandanten erteilen lassen

Lassen Sie sich schon jetzt von Ihren Mandanten die neue standardisierte Vollmacht erteilen. Die Finanzverwaltung hat dazu ein Vollmachtsformular herausgegeben. Dieses finden Sie hier . Bitte beachten Sie, dass die Vollmacht grundsätzlich umfassend erteilt wird. Sie bietet aber die Möglichkeit, die Bevollmächtigung einzuschränken.  Um die Vorzüge der Vollmachtsdatenbank in der vorausgefüllten Steuererklärung zu nutzen, verwenden Sie bitte das Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums.

Füllen Sie das Vollmachtsformular aus und lassen Sie es sich von Ihrem Mandanten unterschreiben.

2. Kammermitgliedsausweis* beantragen

Falls Sie noch keinen Kammermitgliedsausweis* haben, beantragen Sie diesen bei Ihrer Kammer. 

3. Als Karteninhaber identifizieren

Als Inhaber eines Kammermitgliedsausweises* müssen Sie sich mittels eines Formulars bei DATEV identifizieren lassen. Das Identifizierungsformular wird mit der jeweiligen Karte mitgeliefert.

Der Vorgang ist erforderlich, da die Finanzverwaltung aus Sicherheitsgründen bei jedem Abruf von Steuerdaten die Signatur der verwendeten Karte überprüft. Wenn diese nicht identifiziert ist, erhalten Sie keinen Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten.

Hinweis: Auch jeder Mitarbeiter, dem Sie eine Untervollmacht erteilen möchten, muss sich als Inhaber eines Kammermitgliedsausweises, einer eigenen DATEV SmartCard classic oder eines DATEV mIDentity identifizieren.

4. Für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank registrieren

Auf der Internetseite Ihrer Steuerberaterkammer können Sie sich ab Anfang 2014 für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank registrieren. Bei der Registrierung für die Vollmachtsdatenbank muss sichergestellt sein, dass Sie als Anwender auch das erforderliche Berufsträgerattribut besitzen. Diese Voraussetzung erfüllen Sie, wenn Sie einen gültigen Kammermitgliedsausweis*  besitzen. Zum Start des Registrierungsprozesses benötigen Sie daher Ihren Kammermitgliedsausweis*, ein entsprechendes Lesegerät und die Software Sicherheitspaket compact**, die Sie auf www.datev.de/kammermitgliedsausweis bzw. www.datev.de/download kostenlos herunterladen können.

Informationen zum Lesegerät finden Sie hier .

5. Für Mitarbeiter zur Vergabe von Untervollmachten eine SmartCard bestellen

Jeder Mitarbeiter, dem Sie die Pflege der Vollmachtsdatenbank übertragen möchten bzw. zum Abruf der vorausgefüllten Steuererklärungsdaten bevollmächtigen möchten (Untervollmachten), benötigt einen eigenen Kammermitgliedsausweis, eine eigene DATEV SmartCard classic oder einen DATEV mIDentity. Angestellte Steuerberater, die einen Kammermitgliedsausweis besitzen, können unterbevollmächtigt werden, wenn der Kammermitgliedsausweis mittels eines Mitteilungsformulars der DATEV bekannt gemacht wird.

Wenn Sie kein DATEV-Mitglied sind, können Sie für Mitarbeiter einen DATEV mIDentity compact über das Bestellformular in der Vollmachtsdatenbank bestellen.

6. Vollmachten der Mandanten in die Vollmachtsdatenbank einpflegen

Ab Anfang 2014 können Sie die von Ihren Mandanten eingeholten Papiervollmachten in die Vollmachtsdatenbank elektronisch einpflegen und an die Finanzverwaltung übermitteln. Erst dann erlaubt Ihnen die Finanzverwaltung als berechtigtem Steuerberater den Zugriff auf die Daten Ihrer Mandanten. Aufgrund gesetzlicher Übermittlungsfristen stehen viele Daten erst ab dem 28. Februar 2014 zur Verfügung, sodass eine uneingeschränkte Nutzung frühestens ab März 2014 möglich ist. Da die Finanzverwaltung jederzeit die Vorlage der Vollmacht verlangen kann, ist es wichtig, die Originalvollmachten Ihrer Mandanten in Papierform sorgfältig aufzubewahren. Der Mandant wird von der Finanzverwaltung schriftlich unterrichtet, dass der Bevollmächtigte (Steuerberater) künftig die steuerlichen Daten im Rahmen der Vorausgefüllten Steuererklärung abrufen darf. Nach Ablauf der Widerspruchsfrist (inkl. aller Postlaufzeiten 35 Tage) erhalten Sie den Zugriff auf die elektronischen Daten Ihres Mandanten. Nach derzeitigem Kenntnisstand soll dieses Verfahren ab 2015 weiter vereinfacht werden.

*  Als DATEV-Mitglied können Sie alternativ – wenn Ihre Kammer diese im Berufsregister einträgt - die DATEV SmartCard classic für Berufsträger bzw. einen DATEV mIDentity für Berufsträger bestellen bzw. eine bereits vorhandene und identifizierte Berufsträgerkarte nutzen. Informieren Sie sich hierzu auf der Internetseite Ihrer jeweiligen Steuerberaterkammer.

** Bei DATEV-Mitgliedern ist die Software Sicherheitspaket pro regelmäßig bereits installiert bzw. kann von der aktuellen Programm-DVD installiert werden.