Stellungnahme/Eingabe

2017

Geplantes BMF-Schreiben zum Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassengesetz)

23.05.2017



Sehr geehrte Damen und Herren,

mit dem o. g. Gesetz wurden Regelungen umgesetzt, die für die betriebliche Praxis eine erhebliche Bedeutung haben.

Auch Steuerberater beschäftigen sich in ihrer täglichen Beratung mit diesem Gesetz und den umfassenden Anschlussfragen. Aus diesem Grund wäre es für die Praxis hilfreich, wenn im Nachgang zur Verabschiedung des Kassengesetzes und der Kassensicherungsverordnung ein BMF-Schreiben entwickelt wird, welches die Anforderungen an die praktische Umsetzung im Zusammenhang mit der Nutzung von Kassensystemen und der Aufbewahrung und Erstellung von Kassenaufzeichnungen übersichtlich darstellt und dabei den Belangen der Praxis ausreichend Rechnung trägt. Aufgrund der hohen Praxisrelevanz regen wir an, das Thema auch im Rahmen einer Anhörung mit den betroffenen Kammern und Verbänden zu erörtern.

Der Berufsstand hat in den letzten Jahren Tendenzen erkannt, dass Kassensysteme und Kassenaufzeichnungen von Mandanten verstärkt geprüft werden. Unternehmen in Branchen mit Barzahlungen haben in der Praxis häufig das Problem, eine ordnungsgemäße Kassenführung zweifelsfrei nachzuweisen, auch wenn es sich hier um redliche Kaufleute handelt. Gegenwärtig wird in Betriebsprüfungen verstärkt dazu übergegangen, insbesondere die formalistischen Anforderungen streng zu überprüfen. Unter den Mandanten herrscht diesbezüglich eine erhöhte Rechtsunsicherheit. Unternehmen, die ab 2020 die neuen Kassensysteme nutzen, müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Aufzeichnungen nicht angezweifelt werden, sofern keine tatsächlichen Anhaltspunkte für Manipulationen hinzutreten. Diese Rechtssicherheit ist für Unternehmen, die diesen erheblichen Umstellungsaufwand bewältigen, von großer Bedeutung.

Besonders wichtig ist der Bundessteuerberaterkammer in diesem Zusammenhang, dass in den grundsätzlichen Anmerkungen bzw. Vorbemerkungen des BMF-Schreibens auf das BFH-Urteil vom 25. März 2015 (Az. X R 20/13, BStBl. II 2015, S. 743) eingegangen wird. Hiernach tritt das Gewicht formeller Mängel zurück, wenn der Steuerpflichtige im konkreten Einzelfall darlegt, dass die von ihm genutzte elektronische Kasse keine Manipulationsmöglichkeiten eröffnet (BFH-Urteil vom 25. März 2015, Az. X R 20/13, a. a. O.). Hiervon sollte künftig grundsätzlich ausgegangen werden, wenn der Steuerpflichtige ab 2020 von einer elektronisch zertifizierten Kasse Gebrauch macht.

Daneben sollten verschiedene offene Fragen geklärt werden, die wir nachfolgend im Detail darstellen:

  • I.         Einzelaufzeichnungspflicht gem. § 146 Abs. 1 Satz 1 und 3 AO

Es sollte klargestellt werden, was die Finanzverwaltung unter Einzelaufzeichnungspflicht versteht und in welchen Fällen Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht bestehen. Anhaltspunkte darüber, was die Finanzverwaltung unter einer Einzelaufzeichnungspflicht versteht, findet man in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff vom 14. November 2014 (GoBD).

Hierin ist Folgendes geregelt:

„Die GoB erfordern in der Regel die Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls – also auch jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnahme – in einem Umfang, die eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht.

Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners (BFH-Urteil vom 12. Mai 1966, BStBl. III, S. 372) – soweit zumutbar, mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls (BFH-Urteil vom 1. Oktober 1969, BStBl. 1970 II, S. 45). Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen.  

Beispiele zu branchenspezifisch entbehrlichen Aufzeichnungen und zur Zumutbarkeit:  

-   In einem Einzelhandelsgeschäft kommt zulässigerweise eine PC-Kasse ohne Kundenverwaltung zum Einsatz. Die Namen der Kunden werden bei Bargeschäften nicht erfasst und nicht bereitgestellt. – Keine Beanstandung.

Bei einem Taxiunternehmer werden Angaben zum Kunden im Taxameter nicht erfasst und nicht beigestellt. – Keine Beanstandung.   

Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität hat der BFH in der Vergangenheit eine Pflicht der Einzelaufzeichnung für den Einzelhandel und vergleichbare Berufsgruppen verneint (BFH-Urteil vom 12. Mai 1966, BStBl. III, S. 372; z. B. bei einer Vielzahl von einzelnen Geschäften mit geringem Wert, Verkauf von Waren an der Person nach unbekannte Kunden über den Ladentisch gegen Barzahlung). Werden elektronische Grund(buch)aufzeichnungen zur Erfüllung der Einzelaufzeichnungspflicht tatsächlich technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch geführt, dann sind diese Daten auch aufzubewahren und in maschinell auswertbarer Form vorzulegen. Insoweit stellt sich die Frage der Zumutbarkeit und Praktikabilität nicht.“

Das Anwendungsschreiben sollte mit Bezug zu den GoBD klar definieren, in welchen Fällen Ausnahmen zulässig sind.

1.        Keine Pflicht zur Aufzeichnung des Namens des Geschäftspartners

Es besteht Rechtsunsicherheit darüber, ob bei jedem Geschäftsvorfall der Name des Geschäftspartners aufzuzeichnen ist. Es muss daher dringend klargestellt werden, dass bei Geschäften des täglichen Lebens der Name des Kunden weder beim Einsatz einer elektronischen noch einer offenen Ladenkasse aufzuzeichnen ist. Die Regelung des § 144 AO bleibt unberührt.

Bei Geschäften des täglichen Lebens ist es unzumutbar, den Namen des Kunden aufzuzeichnen. Auch aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es nicht rechtmäßig den Namen des Kunden aufzuzeichnen und zu speichern und verstößt insofern gegen Art. 6 EU-DSGVO. Aus (umsatz-)steuerlichen Gesichtspunkten ist der Name des Leistungsempfängers erst ab einen Rechnungsbetrag von 250,00 € aufzuzeichnen. Ansonsten gibt es keinen Grund diese Daten vorzuhalten. In Deutschland ist es noch nie üblich gewesen, beim Erwerb von Gegenständen des täglichen Bedarfs (wie Nahrungsmittel, Genussmittel, Kosmetika, Bücher und Zeitungen, Textilien, Porto) bei der Inanspruchnahme von öffentlichen Verkehrsmitteln, bei Friseurbesuchen, bei Besuchen von Veranstaltungen etc. den Namen des Geschäftspartners aufzuzeichnen. Alle Alltagsgeschäfte werden dadurch erheblich behindert.

2.        Bezeichnung des Liefergegenstandes bzw. der erbrachten Leistung

Unklar ist bei der Einzelaufzeichnungspflicht auch wie detailliert die Bezeichnung des Liefergegenstandes oder die Beschreibung der Dienstleistung zu erfolgen hat.  

Gerade kleine Unternehmen, die kein Warenwirtschaftssystem bzw. sog. Scannerkassen besitzen, müssen ihre Kassen aufwendig programmieren, um die Einzelaufzeichnungspflicht zu beachten. In diesem Zusammenhang ist fraglich, was unter der handelsüblichen Bezeichnung (§ 6 Satz 1 Nr. 1 der KassenSichV) zu verstehen ist. Eine Konkretisierung ist wünschenswert, dabei sollte grundsätzlich der allgemeine Sprachgebrauch aus Sicht des Kunden maßgeblich sein. Aber auch Zumutbarkeitsgesichtspunkte müssen berücksichtigt werden, auf keinen Fall sollte eine exakte Bezeichnung von Waren erforderlich sein.

Im Hinblick darauf, dass die Belegausgabepflicht auch für Geschäfte zwischen Unternehmen und Privatpersonen besteht, sollte es zulässig sein, dass die „handelsübliche Bezeichnung“ weniger detailliert ist, als sie für eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, erforderlich ist. Damit wird vermieden, dass den Unternehmen im laufenden Betrieb unzumutbare Belastungen auferlegt werden. Eine Bildung von Warenobergruppen bzw. Oberbezeichnungen von Dienstleistungen muss möglich sein. Das BMF-Schreiben sollte ggf. Beispiele dazu aufnehmen. Unseres Erachtens gibt es in Österreich sinnvolle Abgrenzungen. Beispiele für handelsübliche Warenbezeichnungen kann man auf der Webseite des österreichischen BMF finden. [1]

3.        Definition „anderer Vorgang“

Nach § 146a Abs. 1 AO müssen Unternehmen jeden „anderen Vorgang“, mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfassen und hierfür ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, das jeden „anderen Vorgang“ einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. In das BMF-Schreiben sollte aufgenommen werden, was unter einem anderen Vorgang zu verstehen ist. Hier könnte sich das BMF-Schreiben an der Gesetzesbegründung orientieren.

„Andere Vorgänge sind solche, die unmittelbar durch Betätigung der Kasse erfolgen (z. B. Tastendruck, Scanvorgang eines Barcodes), unabhängig davon, ob sich daraus ein Ge-schäftsvorfall entwickelt. D. h. durch jede Betätigung der Kasse erfolgt eine Protokollierung. Unter anderen Vorgängen sind somit Vorgänge im Geschäftsprozess zu verstehen, die letztendlich nicht zu einem Geschäftsvorfall geführt haben oder grundsätzlich nicht dazu geeignet sind, einen Geschäftsvorfall zu bewirken, aber einen Prozess im Unternehmen darstellen, wie z. B. nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle, Stornierungen, erstellte Angebote, Trainingsbuchungen oder sonstige Vorgänge. Durch die Aufnahme der anderen Vorgänge soll verhindert werden, dass z. B. tatsächliche Geschäftsvorfälle durch einen Wechsel in die Trainingsbuchungen oder Stornierungen darüber abgewickelt werden und keine Protokollierung erfolgt. Um dies sicherzustellen, ist es notwendig, auch diese anderen Vorgänge zu protokollieren. Die Protokollierung erfolgt automatisch, so dass der Unternehmer keine Entscheidung darüber treffen muss, welche Vorgänge der Protokollierung unterfallen.“

  • II.      Gesetzliche Ausnahmeregelung von der Einzelaufzeichnungspflicht

Paragraf 146 Abs. 1 Satz 3 AO stellt erstmals gesetzlich klar, dass eine Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht besteht. Entsprechend der Gesetzesbegründung dient die in § 146 Abs. 1 Satz 3 AO geregelte Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht der Klarstellung und entspricht der BFH-Rechtsprechung (BFH-Urteil vom 12. Mai 1966,
Az. IV 472/60, BStBl. III 1966, S. 372).

Problematisch in diesem Zusammenhang ist, dass diese Ausnahme zum einen nicht gilt, wenn Dienstleistungen erbracht werden und zum anderen auch nicht gilt, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet. Auch die Gesetzesbegründung stellt klar, dass die Ausnahme insbesondere offene Ladenkassen betrifft. Nach dem Gesetzeswortlaut ist davon auszugehen, dass die Ausnahmeregelung:

- nur für offene Ladenkassen gilt und somit

- nicht für Geschäftsvorfälle, die mit elektronischen Aufzeichnungssystemen erfasst wurden: d. h. diese unterliegen immer der Einzelaufzeichnungspflicht;

nur für den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt und somit

nicht für die Erbringung von Dienstleistungen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung: d. h. diese unterliegen der Einzelaufzeichnungspflicht.

1.        Ausnahmeregelung für kleine Ladengeschäfte und Kioske

Diese Einschränkungen der Ausnahmeregelung sind unzumutbar. Der BFH hat in seiner Rechtsprechung die Zumutbarkeitsregelung nicht auf offene Ladenkassen eingeschränkt und lässt sie auch bei elektronischen Kassen gelten. [2] Jeder der ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, unterliegt nach dem Gesetzeswortlaut der Einzelaufzeichnungspflicht und muss jeden einzelnen Geschäftsvorfall einzeln und vollständig erfassen. Nach geltender Rechtslage ist der Inhalt des Geschäfts, die in Geld bestehende Gegenleistung und die Identität des Vertragspartners aufzuzeichnen.

Insbesondere ist es gerade für kleine Ladengeschäfte (z. B. Tante-Emma-Laden, Bäcker, Fleischer etc.) und Kioske unzumutbar, die einzelnen Geschäftsvorfälle detailliert insbesondere mit ihrer handelsüblichen Bezeichnung aufzuzeichnen. Sie müssten anstelle von einigen wenigen Warengruppen (z. B. Waren 7 % und Waren 19 % – zur Unterscheidung der Umsatzsteuersätze i. S. v. § 22 UStG) immensen Aufwand betreiben und neue Warengruppen programmieren, um jede Ware mit ihrer handelsüblichen Bezeichnung zu erfassen. Massenhafte Umprogrammierungen und überschießender Bürokratieaufwand bei kleinen Ladengeschäften wäre die Folge.

Bisher ist man davon ausgegangen, dass diese Unternehmen aufgrund der GoBD insbesondere wegen der Zumutbarkeitsregelung (beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung) von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit sind. Das BMF-Schreiben sollte zeitnah Erleichterungen schaffen und Ausnahmen zulassen. Unternehmen, die aufgrund ihrer Systeme, der technischen Ausstattung und der Verknüpfung mit Warenwirtschaftssystemen ohne Probleme die Einzelaufzeichnungen führen können, sollten von der Ausnahmeregelung nicht betroffen sein.

2.        Ausnahmeregelung auch für die Erbringung von Dienstleistungen

Es ist nicht sachgerecht, dass die Ausnahmeregelung nur für Waren gilt. Auch bei Unternehmen, die eine Vielzahl von Dienstleistungen gegenüber nicht bekannten Personen erbringen (z. B. Textilreinigungen, Friseure, Schuster, Schlüsseldienst, Schausteller, Eintrittsberechtigung Sportvereine, Kosmetik, Nagelmodellage) besteht aus Gründen der Zumutbarkeit das Bedürfnis zu einer Befreiung von der Einzelaufzeichnungspflicht.

Diese Geschäfte sind vergleichbar mit dem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen. Die Befreiung von der Einzelaufzeichnungspflicht sollte aus Zumutbarkeitsgründen auch auf vergleichbare Dienstleistungen ausgedehnt werden.

3.        Geltungsbereich der Ausnahmeregelung klarstellen 

Die Ausnahmeregelung greift, wenn Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkauft werden. In der Praxis besteht Rechtsunsicherheit über den Anwendungsbereich. Es ist nicht eindeutig, welche Geschäfte gemeint sind und was unter einer „Vielzahl“ von Kunden zu verstehen ist. Hier ist eine Klarstellung erforderlich.

  • III.   Offene Ladenkasse

Viele Unternehmen und Freiberufler, die ihre Einnahmen klassischerweise über die Bank generieren, führen nebenbei offene Ladenkassen bzw. tragen diese Einnahmen direkt ins Kassenbuch ein. Dies trifft u. a. Ärzte, die individuelle Gesundheitsleistungen (IGeL) gegen Barzahlung abrechnen oder Physio- und Ergotherapeuten, die Zuzahlungen in bar kassieren sowie Kosmetiker. Nach dem Gesetzeswortlaut greift die Ausnahmeregelung zur Einzelaufzeichnungspflicht nicht. Es sollte geklärt werden, wie in diesen Fällen die Einzelaufzeichnungspflicht eingehalten werden kann und wie detailliert die Vorgänge aufzuzeichnen sind.

1.        Zählprotokoll

Insbesondere sollte klargestellt werden, ob und in welchen Fällen ein Zählprotokoll, in dem die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine- und münzen aufgelistet wird, notwendig ist. Der BFH hat in seinem Beschluss vom 16. Februar 2016 (Az. X B 41/16) klargestellt, dass die Anfertigung eines „Zählprotokolls“ nicht erforderlich ist.

2.        Offene Ladenkasse neben elektronischer Kasse zulässig

Es sollte geregelt werden, dass das Führen von elektronischen und offenen Ladenkassen nebeneinander möglich ist. In vielen Unternehmen ist es üblich, dass neben elektronischen Registrierkassen auch offene Ladenkassen geführt werden. Dies ist regelmäßig dann der Fall, wenn ein Warenverkauf auf besonderen Anlässen erfolgt (Stoßgeschäft, Verkauf bei Kundenschlangen etc.) oder die Umsätze außerhalb der Geschäftsräume (z. B. mobile Verkaufsstände) ausgeführt werden.

  • IV.   Ausnahme von der Belegerteilungspflicht; § 146a Abs. 3 Satz 2 AO

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle im Sinne der Neuregelungen erfasst, hat einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung zu stellen (Belegausgabepflicht). Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen den Unternehmer von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien.

Es sollte konkret geregelt werden, in welchen Fällen Ausnahmen von der Belegerteilungspflicht von den Finanzbehörden erteilt werden.

  • V.      Mitteilungspflicht der Steuerpflichtigen sollte mit Mitteilungspflicht der Finanzbehörden kombiniert werden; § 146a Abs. 4 AO  

Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 AO nutzen, müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems nach amtlichen Vordruck die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie deren Seriennummern und die Daten der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme mitteilen. Hier wurde eine zusätzliche Mitteilungspflicht geschaffen.

Um dieser Belastung eine adäquate Entlastung der Steuerpflichtigen gegenüberzustellen, schlagen wir vor, dass die Finanzverwaltung im Gegenzug zu der o. g. Mitteilungspflicht eine Informationspflicht der Finanzbehörden an die Steuerpflichtigen festschreibt. Konkret sieht die Verordnungsbegründung zu § 7 KassenSichV-E vor, dass, wenn Umstände bekannt werden, wonach eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen oder technischen Anforderungen der KassenSichV-E entspricht, dies auf der Internetseite des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und im Bundes-steuerblatt Teil 1 veröffentlicht wird. Das heißt, Steuerpflichtige müssen regelmäßig entsprechende Webseiten besuchen. Beobachtungspflichten sind nach Auffassung der Bundessteuerberaterkammer unverhältnismäßig.

Sollten Updates und Rezertifizierungen notwendig werden, muss sichergestellt werden, dass diese Informationen alle davon betroffenen Steuerpflichtigen erreichen. Eine Veröffentlichung im Bundessteuerblatt Teil 1 bzw. Veröffentlichung auf der Internetseite des BSI schafft die Möglichkeit zur Kenntnisnahme, kann aber nicht sicherstellen, dass diese Informationen beim Steuerpflichtigen ankommen. Zielführender ist eine direkte Mitteilung durch das zuständige Finanzamt.

Da nach § 146a Abs. 4 AO alle im Unternehmen genutzten Kassensysteme dem zuständigen Finanzamt ohnehin gemeldet werden müssen, kann es dem zuständigen Finanzamt im Gegenzug auch zugemutet werden, die Steuerpflichtigen direkt zu informieren, wenn Rezertifizierungen notwendig werden sollten.

Mit freundlichen Grüßen

i. V. Claudia Kalina-Kerschbaum                         i. A. Inga Bethke

Geschäftsführerin                                                  Referatsleiterin



[2] Vgl. Nöcker, NWB Nr. 7 vom 13.02.2017, S. 492 zu I. Einzelaufzeichnungspflicht.

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