Qualitätssicherung

Im zunehmenden Wettbewerb müssen sich Steuerberater nicht nur durch Fortbildung, sondern auch durch organisatorische Maß­nah­men darum bemühen, die hohe Qualität ihrer Beratung zu sichern.



Immer mehr Praxen setzen daher auf systematisches Qualitätsmanagement und schaffen so auch neue Freiräume für zukunftsorientierte Dienstleistungen.

Seit Jahren fördern die Bundessteuerberaterkammer und die Steuerberater­kammern Maßnahmen zur Qualitätssicherung und zum Qualitätsmanagement im Berufsstand.

Handbuch „Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement in der Steuerberatung“

Wie ein QM-System ganz konkret in der Steuerberaterpraxis eingeführt wird, erklärt das Handbuch „ Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement in der Steuerberatung“, das die Bundessteuerberaterkammer gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband und der DATEV eG mittlerweile mit fünfter Ergänzungslieferung herausgibt.

Das Qualitätshandbuch beleuchtet alle Arbeitsabläufe in der Steuerberaterpraxis, von der Festlegung der strategischen Ziele der Mandats- und Dienstleistungspolitik über die Leistungserstellung bis hin zu den Überwachungsprozessen. Das Printmedium wird ergänzt durch ein elektronisches Qualitätshandbuch, in dem alle Kanzleiprozesse in elektronischer Form abgebildet werden und auf diese Weise allen Mitarbeitern im Kanzleinetzwerk zur Verfügung stehen.

Inhalt des Handbuchs sind aber nicht nur Maßnahmen, die die Qualität der Arbeitsprozesse betreffen und damit sicherstellen sollen, dass die Organisation der Steuerberaterpraxis so erfolgt, dass Fehler vermieden werden. Daneben wird ein wichtiges Augenmerk darauf gerichtet, dass die klar strukturierten und detailliert beschriebenen Prozesse zur Steigerung der Effizienz der Arbeit und damit zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit der Steuerberaterpraxis beitragen. Klare Regelungen, genau definierte Schnittstellen zwischen einzelnen Abteilungen der Kanzlei und eine systematisch gegliederte Prozessstruktur sind nicht nur der Schlüssel zur weiteren Verbesserung der Qualität der Beratung, sondern auch zur Steigerung der Effizienz der Arbeit. 

Prozesslandschaft

Dem Aufbau der Prozesslandschaft ist eine mehrstufige Konzeption zugrunde gelegt. Die Prozesslandschaft besteht zunächst aus den Hauptprozessen und den Unterprozessen. Dies hat den Vorteil, dass eine hohe Übersichtlichkeit gegeben ist und klar festgelegt werden kann, welche Ziele pro Prozess ausgegeben werden sollen. Bei der Definition der Hauptprozesse wird von fünf maßgeblichen Prozessen ausgegangen. Neben den von vielen mittelständischen Unternehmen priorisierten Hauptprozessen wie Bearbeitungsprozesse und Leistungsprozesse sind weitere wichtige Prozesse wie Strategieprozesse sowie Unterstützungs- und Überwachungsprozesse genau beschrieben und erklärt:

Strategieprozesse

Innerhalb der Strategieprozesse werden beispielsweise Kanzleiziele formuliert und Möglichkeiten in Bezug auf die Mandats- und Dienstleistungspolitik dargestellt. Verfügt der Kanzleiinhaber hinsichtlich seiner strategischen Ziele über klare Vorstellungen, ist er in die Lage, sich auf die Kernkompetenzen der Kanzlei zu besinnen und diese optimal auf seine Zielgruppe auszurichten.

Bearbeitungsprozesse

Die unter Qualitäts- und Effizienzgesichtspunkten besonders wichtigen Bearbeitungsprozesse behandeln Bereiche wie Auftragsfristen, Organisation der Annahme neuer Mandate etc. Klare Absprachen zwischen Mandant und Steuerberater sowie lückenlose Bereitstellung von Informationen innerhalb der Kanzlei haben zur Folge, dass Berater, Mandanten und Mitarbeiter genau wissen, welche Aufgaben wahrzunehmen bzw. welche Leistungen zu erbringen sind.

Leistungsprozesse

Einen breiten Raum nimmt die Beschreibung der Leistungsprozesse ein. Hierbei befassen sich die Autoren mit den Kernprozessen steuerberatender Tätigkeit, wie Finanz- und Lohnbuchhaltung, Jahresabschlusserstellung oder Erstellung von Steuererklärungen. Daneben werden aber auch Prozesse für wichtige vereinbare Tätigkeiten wie Testamentsvollstreckung, Nachfolgeberatung, Finanzierungs-beratung oder Rechtsformwahl abgebildet. Auf diese Weise finden sich umfangreiche Materialien für alle wesentlichen Leistungserstellungsprozesse einer Steuerberaterkanzlei.

Unterstützungsprozesse

Sowohl unter Qualitäts- als auch unter Effizienzaspekten ist die Bedeutung der Unterstützungsprozesse nicht zu unterschätzen. Ohne eine vernünftige Personalplanung ist eine langfristig funktionierende Steuerberaterpraxis nicht möglich. Gleiches gilt, wenn die Bedeutung der Festlegung klarer Kommuni-kationsregeln, bedarfsgerechter Sachmittelausstattung usw. verkannt wird.

Überwachungsprozesse

Schließlich werden die Überwachungsprozesse bis hin zur Zertifizierung durch externe Qualitätskontrolleure und zur Organisation des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses beleuchtet.

Prozessoptimierung

Das Qualitätshandbuch gibt dem Steuerberater ein Instrument an die Hand, mit dem er seine Kanzleiprozesse überprüfen und gegebenenfalls anpassen kann. Ziel ist dabei, die Prozesse zu vereinheitlichen, damit in der Kanzlei alle Mitarbeiter nach den gleichen Grundsätzen arbeiten. Dies ermöglicht es, Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen innerhalb der Kanzlei eindeutig zu definieren. Beispielsweise weiß der Mitarbeiter, der den Jahresabschluss erstellt und die abschlussreife Finanzbuchhaltung vom FIBU-Sachbearbeiter übernimmt, genau, welche Arbeiten in der Finanzbuchhaltung erledigt wurden und welche noch nicht. Auf diese Weise wird systematische Qualitätssicherung in der Steuerberaterpraxis implementiert. Doppelarbeiten werden vermieden und damit die Effizienz deutlich erhöht. Die Benutzung von Checklisten ermöglicht es darüber hinaus, bspw. bei Krankheit eines Sachbearbeiters sofort festzustellen, wie weit dessen Arbeit gediehen ist, und diese nahtlos weiterzuführen. Die klar strukturierten Prozesse erleichtern zudem die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Nicht zuletzt vereinfacht das System die Qualitätskontrolle durch den verantwortlichen Berufsträger.

Das System gewährleistet, dass das in der Kanzlei vorhandene Wissen jederzeit für alle Mitarbeiter verfügbar ist und notwendige Informationen diesen nicht zufällig erreichen. Die Autoren sind sich sicher, dass die starke Erhöhung der Transparenz der Kanzleiprozesse im erheblichen Maße zur Qualitäts- und Effizienzsteigerung beitragen wird. Neben den umfangreichen Erläuterungen ist die elektronische Darstellung der Prozesslandschaft der Steuerberaterpraxis das zentrale Hilfsmittel, mit dem die Herausgeber einen wichtigen Beitrag zur weiteren Verbesserung der Leistungserstellung in den Steuerberaterpraxen leisten wollen.

Sicher bedeutet eine optimierte Prozessorganisation nicht zwangsläufig auch eine bessere Beratungsleistung des Steuerberaters. Allerdings ist diese einer Beurteilung durch die Mandanten und potenziellen Mandanten ohnehin schwer zugänglich. Zu komplex sind die Leistungen und zu oft stellt sich erst Jahre später heraus, ob ein Rat gut oder schlecht war. Daher sind die laufenden Tätigkeiten wie Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlusserstellung sowie die allgemeine Servicequalität ganz entscheidend für die Qualitätswahrnehmung der Mandanten. Zudem steckt in diesen Prozessen das größte Rationalisierungs-potenzial. Hier setzt systematisches Qualitätsmanagement an.

Steigerung des Kanzleiwertes

Wer sich als Kanzleiinhaber zur Einführung eines QM-Systems entschließt, muss sicher zunächst Zeit und Geld aufwenden. Aber er steigert damit nicht nur die Qualität der Leistungserstellung. Ziel der Einführung des QM-Systems ist vor allem auch die Steigerung der Effizienz im laufenden Betrieb und damit der Wirtschaftlichkeit der Kanzlei. Dieser Prozess trägt nicht zuletzt dazu bei, den Wert der Kanzlei nachhaltig zu steigern. Die Empfehlung der Berufsorganisationen an die Berufsangehörigen, sich diesen Fragen zu stellen, ist also alles andere als die berufsaufsichtlichen Hinweise einer Kammer. Vielmehr ist dies der Weg zu einer zugleich effizienten und qualitativ hochwertigen Beratungsleistung und trägt in erheblichem Maße dazu bei, die Kanzlei zukunftssicher zu machen.

Kontakt

Das Handbuch ist zu beziehen beim DWS-Verlag, Verlag des wissenschaftlichen Instituts der Steuerberater GmbH, Behrenstr. 42, 10117 Berlin, Telefon: 030 288856-6, Fax: 030 288856-70, E-Mail: info@dws-verlag.de, Internet: http://www.dws-verlag.de/


 

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