Voll­machts­daten­bank

Aktuelles

ELSTER-Zustellung der W-IdNr-Mitteilungsschreiben

Um wirtschaftlich Tätige im Besteuerungs­verfahren eindeutig zu identifizieren, hat das Bundes­zentralamt für Steuern (BZSt) Ende 2024 sukzessiv mit der Vergabe der Wirtschafts­identifikations­nummer (W-IdNr) begonnen. Die W-IdNr wird einmalig vergeben und bleibt auch bei einem Umzug des Betriebs­sitzes innerhalb Deutschlands unverändert. Die Information über die vergebene W-IdNr erfolgt ausschließlich elektronisch. Eine postalische Zustellung erfolgt nicht. Für Unternehmen, die einen Steuerberater bevollmächtigt haben, wird das Mitteilungs­schreiben zur W-IdNr direkt an diesen zugestellt.


Voraussichtlich ab September 2025 werden in Tranchen von rund 320.000 Schreiben pro Woche die weiteren Mitteilungs­schreiben zur W-IdNr über das ELSTER-Postfach des bevollmächtigten Steuerberaters versandt. Die Zustellung der Mitteilungs­schreiben erfolgt zwar in Tranchen, dennoch kann die Anzahl der Schreiben je Menge der betroffenen Mandanten sehr unterschiedlich ausfallen. Das heißt, dass bevollmächtigte Steuerberater viele Schreiben auf einmal oder auch nur wenige erhalten können.
 

Für die Praxis bedeutet das:

  • Eine systematische Sichtung, Verarbeitung und Archivierung von elektronischen Posteingängen, um die digitale Weitergabe an Mandanten effizient zu gestalten und Nachfragen zu vermeiden.
  • Benennen Sie klar, wer regelmäßig Postfächer sichtet und die Nachrichten weiterverarbeitet. Stellen Sie sicher, dass Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen geregelt sind, um Lücken bei der Bearbeitung zu vermeiden.
     

Wer die Vollmachts­datenbank der BStBK inklusive DIVA Stufe II nutzt, profitiert von der digitalen Bekanntgabe weiterer Verwaltungs­akte – etwa Steuerbescheiden. Das erleichtert eine zentrale, medienbruchfreie Mandanten­kommunikation.


Neue Anmelde­möglichkeit in der Vollmachts­datenbank 

Seit dem 9. Januar 2025 steht für die Vollmachts­datenbank neben der bisherigen Smartcard oder dem Kammermitglieds­ausweis die Steuerberater­plattform als zusätzliche Anmelde­möglichkeit zur Verfügung. Mit dieser Erweiterung wird den Berufsträgern eine modernere und flexiblere Option zur Verfügung gestellt, ohne dass bestehende Anmelde­methoden entfallen. Beide Anmelde­methoden können parallel genutzt werden, sodass keine Umstellungen für bestehende Nutzer erforderlich sind. Dies betrifft auch die ggf. eingesetzte Kanzleisoftware, die zukünftig ebenso zwei parallele Schnittstellen­implementierungen hinsichtlich der Anmeldeverfahren verwenden kann.
 

Aufruf der Vollmachts­datenbank mit dem Microsoft Edge (Version 93.x)
Microsoft hat am 02.09.21 die neue Version des Microsoft Edge (93.x) freigegeben. Wenn Sie mit diesem Browser versuchen die Vollmachts­datenbank zu starten, können Sie das Fenster Zertifikat für Authentifizierung auswählen nicht mehr einfach mit OK verlassen. Das Zertifikat muss aktiv per Mausklick ausgewählt werden, bevor das Fenster mit OK bestätigt wird.


Eine Anleitung wie die Abfrage unterdrückt werden kann, finden Sie hier.


BStBK-Eigenbetrieb der VDB

Zum 1. Juli 2020 übernahm die BStBK die Vollmachts­datenbank in den Eigenbetrieb. Die DATEV eG fungiert nur noch als technischer Dienstleister der Bundessteuer­beraterkammer. Alle VDB-Nutzer, die sich über einen Berufs­registereintrag einer Steuerberater­kammer für die Vollmachts­datenbank registriert haben, müssen die vier untenstehenden Dokumente berücksichtigen. Für neue Nutzer ist ein Vertrag zwischen ihnen und der Bundessteuer­beraterkammer notwendig.
 

Ab dem 15. März 2023 steht dem Berufs­stand eine erweiterte Version der Vollmachts­datenbank (VDB) zur Verfügung. Damit besteht die zusätzliche Möglichkeit, eine elektronische Bescheid­bekanntgabe in der VDB zu aktivieren.

Bitte beachten Sie dabei Folgendes:

  • Um elektronische Bescheide empfangen zu können, muss der Abruf durch Ihre Kanzlei­software unterstützt werden. Voraussetzung hierfür ist die Nutzung einer entsprechend kompatiblen Fachsoftware, welche die aktuelle ERiC-Schnittstelle der Finanz­verwaltung integriert. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren Software­hersteller.
  • Es können täglich nur eine begrenzte Anzahl an Vollmachten verarbeitet werden. Deswegen kann es an einzelnen Tagen dazu führen, dass die Funktion „Elektronische Bescheid­bekanntgabe vergeben“ unter „Vollmachten bearbeiten“ inaktiv ist. Warten Sie bitte bis zum nächsten Tag. Dann steht Ihnen die Funktion wieder zur Verfügung.
  • In einzelnen Bundes­ländern kann es unter Umständen noch zu Papierbescheiden kommen, obwohl die elektronische Bescheid­bekanntgabe in der Vollmachts­datenbank aktiviert wurde.

Weitere Informationen wie Sie die elektronische Bescheid­bekanntgabe vergeben, finden Sie hier.
 

Support
So erreichen Sie unseren Support für spezielle und technische Fragen zur Vollmachts­datenbank:

Bitte nutzen Sie die kostenlosen Informationen über das Hilfe-Center.

Den kostenpflichtigen Service zur Vollmachtsdatenbank erreichen Sie unter:

Telefonnummer: +49 800 0112344

E-Mail: service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de
Bitte halten Sie bei Anfragen im kostenpflichtigen Service Ihre Teilnehmernummer, sowie die tagesaktuelle Service-TAN bereit. Beides finden Sie direkt in der Vollmachts­datenbank unter dem Menüpunkt Hilfe.
 

Sie haben Fragen zur Registrierung, SmartCards, Datenabruf und weiteren Themen:

Hier finden Sie die richtigen Ansprechpartner: Liste Ansprechpartner
 

Die folgenden Dokumente sind zu beachten:

Nutzungsvertrag BStBK Blanko, Vertragsbedingungen, Leistungsbeschreibung VDB, Leistungsbeschreibung Service
 

Achtung: Es handelt sich hierbei nur um Ansichts­exemplare zu Informations­zwecken. Der Neuabschluss der Verträge mit der Bundessteuer­beraterkammer erfolgt ausschließlich elektronisch über die VDB-Anwendung. Bitte keine unterzeichneten Verträge per Briefpost oder E-Mail an die Bundessteuer­beraterkammer übersenden!