Steuer­berater­plattform

Steuer­berater­plattform

Die Digitalisierung schreitet voran. Das betrifft auch den elektronischen Rechts­verkehr über die EGVP-Kommunikations­infrastruktur (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungs­postfach = EGVP) und die Verwaltungs­prozesse im Rahmen des Online­zugangs­gesetzes (OZG). Damit Steuer­berater*innen ihre Mandantschaft hier weiter umfassend beraten und betreuen können, benötigt der Berufs­stand eine digitale Infrastruktur. Anders lässt sich die besondere Stellung als Organ der Steuer­rechtspflege nicht rechtssicher, für alle Partner erkennbar und nachvoll­ziehbar nachweisen. Erreicht wird das durch die Verknüpfung der persönlichen, digitalen Identität mit dem Berufsträger­attribut aus dem Berufs­register.
 

Die Bundes­kammer­versammlung beschloss deshalb im September 2020 eine Steuerberater­plattform einzurichten und – als ersten Anwendungs­fall der Plattform – ein besonderes elektronisches Steuerberater­postfach (beSt) zur Verfügung zu stellen.
 

Seit dem 01.01.2023 steht dem steuer­beratenden Berufs­stand nun beides zur Verfügung. Mit dem beSt wurden die ordnungs­politischen Rahmen­bedingungen für eine eindeutige, anerkannte und damit vertrauenswürdige digitale Adresse für alle Steuerberater und Kanzleien geschaffen. Das wird z. B. wichtig für den Austausch mit den Gerichten, den Behörden, anderen freien Berufen und den Steuerberater­kammern. Die Verwaltung der Adressen, der Infrastruktur und der Sicherheit liegt in der Hoheit des Berufs­stands und ist somit unabhängig von anderen wirtschaftlichen Interessen und Einflüssen.
 

Im ersten Quartal 2023 wurde den Mitgliedern der Steuerberater­kammern und den in das Berufsregister eingetragenen Berufsausübungs­gesellschaften ein Brief mit der Aufforderung zur Erstregistrierung zugestellt. Der reguläre Versand dieser Erstregistrierungs­briefe wurde am 17.03.2023 abgeschlossen. Seit diesem Zeitpunkt werden nur noch Briefe von bspw. Neu­zulassungen versandt und der Neuversand von nicht erhaltenen Briefen wird veranlasst.
 

Bis zum 01.02.2024 wurden rund 64.000 Erstregistrierungen an der Steuer­berater­plattform vorgenommen. Von insgesamt 120.269 beSt-Postfächern wurden bis zum 01.02.2024 rund 61 % aktiviert.
 

Mit der Realisierung des beSt schafft die Bundes­steuer­berater­kammer nicht nur ein Postfach, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Steuer­berater­plattform als Vermittler zwischen verschiedenen Nutzern dienen kann. Sie sichert ein hohes Vertrauens­niveau der vorgelegten digitalen Identität.
 

Der Betrieb der Steuerberater­plattform einschließlich des beSt durch die BStBK stellt aufgrund des – für die Authentifizierung erforderlichen – Rückgriffs auf das Berufsregister der Steuerberater­kammer eine hoheitliche Tätigkeit dar, die gesetzlich geregelt ist. Durch das Gesetz zur Neuregelung des Berufsrecht der anwaltlichen und steuerberatenden Berufsausübungs­gesellschaften ist das StBerG mit Wirkung zum 01.01.2023 entsprechend geändert worden.
 

Weitere Informationen finden Sie unter https://steuerberaterplattform-bstbk.de/ und in unserem FAQ.
 

Interview

mit Claudia Kalina-Kersch­baum, Geschäfts­führerin der Bundes­steuer­berater­kammer, zur Steuer­berater­plattform

Wieso startet die BStBK ein Mammut­projekt wie die Steuer­berater­plattform?
 

Weil wir den Berufs­stand zukunftsfest aufstellen wollen. In Zeiten des neuen Onlinezugangs­gesetzes wird es darauf ankommen, dass steuerliche Berater und Berater­innen in die neuen digitalen Abläufe aller Verwaltungs­prozesse eingebunden sind. Nur so können sie für ihre Mandantschaft Anträge stellen oder Verwaltungs­akte empfangen und umfassend beraten.

In der ersten Ausbaustufe wird das besondere elektronische Steuerberater­postfach (beSt) eine sichere, einheitliche und einfache elektronische Kommunikation ermöglichen. Das wird wichtig für den Austausch der Berater untereinander als auch mit den Gerichten, den Behörden, der Finanz­verwaltung und anderen freien Berufen sowie den Steuerberater­kammern. In den späteren Ausbaustufen soll die Steuerberater­plattform auch für weitere Anwendungen z. B. mit Rentenversicherungs­trägern bereitstehen. Auch hier stellt sie dann einen sicheren Raum dar, in dem die digitale Identität des Steuerberaters mittels Authentifizierung belegt ist und somit vertrauliche Informationen zu Mandanten ausgetauscht werden können.
 

Müssen alle Steuer­beraterinnen und Steuer­berater die Plattform nutzen?
 

Hier gilt es zwischen Steuerberater­plattform und dem beSt genau zu unterscheiden. Ab dem 1.1.2023 sind alle Berufsträger beziehungsweise Berufsausübungs­gesellschaften gesetzlich verpflichtet das beSt zu nutzen. Heißt konkret: alle technischen Vorkehrungen müssen bis dahin erledigt sein damit das Postfach aktiviert werden kann. Ist das erfolgt, müssen die Postfach­inhaberinnen und Postfach­inhaber Zustellungen und Mitteilungen über dieses Postfach zur Kenntnis nehmen sowie Schriftsätze, Anträge und Erklärungen elektronisch beim Finanz­gericht einreichen. Anders verhält es sich mit der Plattform. Ihre weiteren Funktionen sind ein Angebot. Wenn man die umfassenderen späteren Aus­baustufen nicht nutzen möchte, besteht hierzu auch keine Pflicht. Jedoch ist zu beachten, dass die Steuerberater und Steuer­bevollmächtigten ab dem 1. Januar 2023 einer (aktiven und passiven) Nutzungs­pflicht hinsichtlich des beSt unterliegen und die Nutzung des beSt nur über die Steuerberater­plattform möglich ist. Somit ist es zwingend erforderlich, dass sich die Steuerberater, Steuer­bevollmächtigte und die Berufs­ausübungs­gesellschaften einmalig auf der Steuerberater­plattform registrieren.
 

Ist das beSt dann auch sicher?
 

Ja! Denn wir verwenden für unser Postfach eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das bedeutet: Die übermittelten Nachrichten liegen außerhalb des Verfügungs­bereichs von Absender und Empfänger ausschließlich verschlüsselt vor. Nur wenn sich die beiden über ihren nPA identifizieren können, ist die Nachricht zu entschlüsseln. Die BStBK setzt mit dem nPA auf das eIDAS-Sicherheitsniveau „hoch“. Weder die BStBK noch deren technischer Dienstleister werden die Nachrichten­inhalte einsehen können.
Es werden keine unbefugten Personen Zugriff auf Bestands- oder Kommunikations­metadaten erlangen. Administrative Zugänge werden dokumentiert, außerdem erfolgt für alle im beSt gespeicherten Daten eine regelmäßige Datensicherung (Backup).
 

Was kostest das?
 

Die Errichtungskosten der Steuerberater­plattform übernimmt die Bundes­steuer­berater­kammer. Für die Kosten des laufenden Betriebs geht die BStBK derzeit von 50,00 Euro pro Jahr für jedes Kammermitglied aus. Diese Kosten liegen unter den Kosten für ein De-Mail-Postfach.
 

Was müssen die Steuer­beraterinnen und Steuer­berater jetzt tun?
 

Erst einmal: Sich um einen neuen Personal­ausweis (nPA) kümmern. Je nach Bundesland kann sich das ja etwas hinziehen.
Bei allen neuen Ausweisen ab 2017 ist die Online-Ausweisfunktion automatisch aktiviert. Wer einen älteren Personalausweis hat oder in der damaligen freiwilligen Nutzungsphase von der Online-Funktion keinen Gebrauch machen wollte, kann sich diese im Bürgeramt freischalten lassen. Das ist in der Regel kostenfrei.
 

Wessen Online-Ausweis­funktion bereits freigeschaltet ist, hat für seinen nPA bereits per Post eine 5-stellige Transport-PIN erhalten, die vor Nutzung der Online-Ausweisfunktion unter „PIN-Verwaltung“ in eine selbstgewählte, 6-stellige PIN geändert werden muss.
Auch wer seine Transport-PIN nicht mehr findet oder seine PIN vergessen hat, muss ins Bürgeramt. Eine neue Transport-PIN kann dort beantragt bzw. eine neue PIN kostenfrei vergeben werden. Leider ist dies aus Sicherheitsgründen nicht direkt in der AusweisApp möglich.
 

Als Hardware­komponente ist ein zertifizierter Kartenleser notwendig. Für die Mandanten und Mandantinnen bestehen keine Verpflichtungen und kein gesonderter Handlungsbedarf.

Vorbereitungs­maßnahmen

Wie kann ich mich optimal auf das beSt und die Steuer­berater­plattform vorbereiten?

Um bestmöglich auf die Einrichtung und Nutzung der Steuer­berater­plattform und den ersten Anwendungs­fall des besonderen elektronischen Steuer­berater­postfaches (beSt) zum 1.1.2023 vorbereitet zu sein, können Sie schon jetzt einige Vorbereitungs­maßnahmen treffen.
 

Die BStBK wird über die Steuer­berater­plattform für alle Steuerberater*innen und Steuer­bevollmächtigten ein beSt einrichten.
 

Damit Sie sich in einem einmaligen Vorgang für das beSt registrieren können, erhalten Sie rechtzeitig einen Brief mit einer Aufforderung zur Registrierung inklusive notwendiger Registrierungs­angaben per Post.
 

Notwendig ist – neben diesem Registrierungs-Brief – ein gültiger Personal­ausweis mit Online-Ausweisfunktion (Online-Ausweis) sowie die für die Daten­übermittlung erforderliche Hardware.
 

Als Software­komponente benötigen Sie die AusweisApp. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie weiter unten unter „AusweisApp“.
 

Als Hardwarekomponente ist ein zertifizierter Karten­leser notwendig. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie ebenfalls weiter unten unter „AusweisApp“.
 

Sollte auf dem Online-Ausweis die eID-Funktion noch nicht aktiviert sein, empfiehlt es sich dies frühzeitig zu veranlassen bzw. die zugehörige PIN/PUK von den Meldebehörden zu beschaffen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter pin-ruecksetzbrief-bestellen.de.
 

Zudem ist auf die Gültigkeit des Online-Ausweises zum 1.1.2023 zu achten bzw. frühzeitig eine eventuell erforderliche Erneuerung zu veranlassen.
 

Damit Sie auf die Steuer­berater­plattform zugreifen können, benötigen Sie entweder eine in der Steuerberater­kanzlei eingesetzte Fach­software mit integrierter Schnitt­stelle oder einen Basis-Client.
 

Für die Verwendung des Basis Clients ist ein handelsüblicher PC und Internet­zugang notwendig.
 

Bei Einsatz einer Fach­software sind die Anforderungen des jeweiligen Fachsoftware-Herstellers zu berücksichtigen.


Online-Ausweis und AusweisApp
 

Online-Ausweis­funktion sicherstellen
 

Wenn Sie die Online-Ausweis­funktion des Personal­ausweises bereits für andere Dienste im Internet nutzen, sind bereits alle Voraussetzungen für eine einfache Registrierung an der Steuer­berater­plattform gegeben.
 

Nutzen Sie den Personal­ausweis bislang noch nicht online, ist jetzt der richtige Zeitpunkt um zu überprüfen, ob der Personal­ausweis für die Online-Nutzung aktiviert ist und die entsprechende PIN dazu vorliegt.
 

Alle seit November 2010 ausgestellten Personal­ausweise sind bereits mit einem Chip ausgestattet, der die Online-Ausweis­funktion ermöglicht. Ein neuer Personal­ausweis wird somit nicht benötigt. 
 

Tipp: Über ein NFC-fähiges Smartphone mit installierter AusweisApp2 können Sie überprüfen, ob die Online-Ausweis­funktion aktiviert ist. So funktioniert die Prüfung:

  • AusweisApp aus dem App Store® oder dem Google Play Store installieren oder für Windows hier: ausweisapp.bund.de/download 
  • AusweisApp öffnen
  • Funktion „Gerät und Ausweis prüfen“ auswählen
  • Den Personalausweis wie in der App gefordert an das Smartphone halten
  • Ein positives Prüfergebnis wird mit einem grünen Haken bei „Online-Ausweisfunktion aktiviert“ angezeigt.
     

Eine Liste mit NFC-fähigen Smartphones/Tablets finden Sie auf der folgenden Seite: ausweisapp.bund.de/mobile-geraete
 

Online-Ausweis­funktion aktivieren und/oder PIN anfordern
 

Für die Aktivierung der Online-Ausweis­funktion und/oder Anforderung einer neuen PIN ist ein persönlicher Termin bei einem Bürgeramt erforderlich. Weitere Informationen sind auf der Internetseite pin-ruecksetzbrief-bestellen.de, die von der Bundes­druckerei GmbH im Auftrag des Bundes­ministeriums des Innern und für Heimat (BMI) betrieben wird, zu erhalten.
 

Hier können Sie in wenigen Schritten den PIN-Rücksetzbrief bestellen. Der Code für die Aktivierung und die neue PIN für den Online-Ausweis kommen dann per Post.
 

Um eine neue PIN über den Online-Service zu bestellen, benötigen Sie:

  • Einen Personalausweis oder eID-Karte
  • Eine aktuelle deutsche Meldeadresse
  • Geeignetes Smartphone oder Kartenlesegerät
  • Installierte AusweisApp
     

Im folgenden Youtube Video wird das Vorgehen Schritt für Schritt erklärt: youtube.com/watch?v=q0PutVAEE8c
 

Online ausweisen kurz erklärt
 

Sind alle Voraus­setzungen erfüllt, können Sie Ihren Online-Ausweis nutzen.

  1. Zu Beginn ist es bei Online-Diensten, wie der Steuer­berater­plattform, erforderlich, dass Sie sich ausweisen. Dazu stellen Sie die Verbindung zwischen Personal­ausweis und Smartphone oder Kartenleser her.
  2. Sie können sehen, wer Ihre Daten abfragen möchte und welche Daten der Anbieter dieses Online-Dienstes benötigt.
  3. Erst durch Eingabe Ihrer selbstgewählten, sechsstelligen PIN stimmen Sie dieser Daten­abfrage zu.
  4. Der Chip im Personal­ausweis prüft, ob der Anbieter des Online-Dienstes die staatliche Berechtigung zur Abfrage Ihrer Daten hat.
  5. Liegt die staatliche Berechtigung vor, werden Ihre Daten übermittelt. Dabei sind Ihre Daten immer durchgehend verschlüsselt.
  6. Nach dem Online-Ausweisen können Sie die Verbindung zwischen Personal­ausweis und Smartphone bzw. Karten­leser trennen.
     

Weiterführende Informationen
 

Eine ausführliche Broschüre mit Informationen zum Personal­ausweis ist auf der Seite des Bundes­ministeriums des Innern und der Heimat zu finden: personalausweisportal.de/Webs/PA-INFO/Index.html
 

Videotutorials
 

Wenn noch Unsicherheit zum genauen Vorgehen bei der Einrichtung und Nutzung der AusweisApp und dem Umgang mit dem Online-Ausweis besteht, helfen die Videotutorials auf der Internetseite der AusweisApp weiter. 
 

Hier sind Videoanleitungen zur Nutzung der Online-Ausweis­funktion, die Einrichtung und Funktion der AusweisApp und weiteres abgelegt. Die Videotutorials sind über folgenden Link erreichbar: ausweisapp.bund.de/videotutorials

Digitale Unterschriften­mappe

Die Digitalisierung schreitet voran und ereilt auch die uns allen bekannte Unterschriften­mappe.
Ab dem 1.1.2023 müssen Schriftsätze, Anträge und Erklärungen über das beSt an die Finanz­gerichte verschickt werden.

Was heißt das konkret?
 

Der Nachrichten­versand aus dem beSt verlangt von Steuerberater*innen eine Authentifizierung. Diese erfolgt mittels Online-Ausweis, einem hochsicheren Identifizierungs- und Authentifizierungs­medium mit eID-Funktion. Damit wird sichergestellt, dass nur der Inhaber des beSt oder eine vertretungs­berechtigte Person einer Berufs­ausübungs­gesellschaft die Nachrichten versenden kann.
 

Hat das nun zur Folge, dass ein Steuer­berater den eigenen Online-Ausweis an einen Mitarbeiter weitergeben muss, damit die erforderliche Vorarbeit weiterhin effizient erledigt werden kann? Oder bedeutet dies etwa, dass diese Aufgaben künftig vom Berufs­träger selbst erledigt werden müssen? Mitnichten!
 

Im Vergleich zum Umgang mit der gegenwärtigen Unterschriften­mappe wird sich verhältnismäßig wenig ändern.
Der Kanzlei­prozess bei Einsatz einer digitalen Unterschriften­mappe könnte beispielhaft so aussehen:
 

1.    Schritt:

Die Steuer­berater veranlassen in gleicher Weise wie gewohnt die Erstellung von Dokumenten.

2.    Schritt:

Die Mitarbeiter erstellen die Dokumente in gewohnter Weise – sei es über ein Textverarbeitungs­programm oder aber eine in das Dokumenten­management­system der verwendeten Fach­software integrierten Text­verarbeitung.

3.    Schritt:

In einem digitalen Kanzlei­prozess speichern die Mitarbeiter die Dokumente ab. Dann erzeugen sie – ähnlich dem Erstellen einer 
E-Mail – einen Nachrichten­entwurf in ihrem beSt-Client. Dies kann entweder die beSt-Integration einer Fach­software sein oder der von der BStBK zur Verfügung gestellte Basis-Client. In der Adress­suche suchen die Mitarbeiter nach der Adresse des Empfängers (z. B. eines Finanz­gerichts) und setzen diese in den Nachrichten­entwurf ein. Weiterhin fügen Sie eine Betreffzeile ein und hängen die zu übermittelnden Dokumente an den Nachrichtenentwurf an. Der Nachrichten­entwurf wird im entsprechenden Entwurfs­ordner abgelegt. Für keinen der vorgenannten Vorgänge wird der Online-Ausweis benötigt. Am Tagesende sichtet der Steuer­berater alle Nachrichten­entwürfe und markiert die gewünschten Nachrichten für den Versand. Anschließend löst er höchst­persönlich den Versand dieser Nachrichten aus und bestätigt dies durch den einmaligen Einsatz seines Online-Ausweises. Die Authentisierung mit dem Online-Ausweis übernimmt damit die Funktion der Unterschrift. 
 

So ist sichergestellt, dass der Online-Ausweis zu keinem Zeitpunkt aus den Händen gegeben werden muss. Im Rahmen des digitalen Versands der Nachrichten entsteht automatisch eine Versand­dokumentation, die nicht nur den Versand, sondern sogar den Eingang der Nachricht im Postfach des Empfängers dokumentiert.

früher:

Im analogen Kanzlei­prozess würden die Dokumente nun ausgedruckt und dem Steuer­berater zur Unterschrift vorgelegt. In der Regel wird dabei jedoch nicht jedes Dokument einzeln vorgelegt, sondern alle zu unterzeichnenden Dokumente werden in einer Unterschriften­mappe gesammelt und am Tages­ende zusammen vorgelegt. Nach der Unterschrift durch den Steuer­berater erstellen die Mitarbeiter eine Kopie des unterschriebenen Dokuments, kuvertieren die zu versendenden Dokumente, bringen ggf. noch Absender- und Empfänger­adresse auf dem Umschlag an und übergeben die Briefe an den Postdienst­leister. Abschließend wird noch der Postversand im Post­ausgangsbuch dokumentiert.

Weiter­führende Informationen

Finden Sie hier zusätzliche Informationen der Bundes­steuer­berater­kammer

Film zur Steuerberater­plattform: Video
 

Die Steuerberater­plattform - Wozu? Wann? Wie? - Interview mit Dr. Dieter Mehnert und Jens Henke: Video
 

Kongress-Talk mit Dr. Dieter Mehnert, BStBK-Präsidial­mitglied: Video
 

Der Steuer­berater im digitalen Öko­system: Video
 

Video­botschaft von Prof. Dr. Hartmut Schwab, BStBK-Präsident, zur Ankün­digung der Steuer­berater­­plattform: Video
 

One-Pager zur Steuer­berater­­plattform: PDF-Datei
 

Verankerung der Steuer­­berater­­plattform im Gesetz zur Neuregelung des Berufsrechts der anwaltlichen und steuerberatenden Berufsausübungs­gesellschaften sowie zur Änderung weiterer Vorschriften im Bereich der rechtsberatenden Berufe: Link