Voll­machts­daten­bank

Aktuelles


Änderung des § 122a AO zum 1. Januar 2026
 

Mit der zum 1. Januar 2026 geltenden neuen Fassung des § 122a AO sollten künftig Steuer­bescheide grundsätzlich elektronisch durch Bereitstellung zum Abruf bekannt­gegeben werden und nicht wie bisher nur mit Einwilligung des Beteiligten bzw. des Steuerberaters. 
 

Auch aufgrund des Einsatzes der BStBK hat der Finanz­ausschuss empfohlen, die Anwendung der Soll-Regelung in § 122a Satz 2 AO um ein Jahr auf den 1. Januar 2027 zu verschieben. Dies gibt den Steuerberatern die Möglichkeit, sich innerhalb des Jahres 2026 aktiv für oder gegen die elektronische Bescheidbekanntgabe ab dem 1. Januar 2027 zu entscheiden.
 

Sofern die Änderung durch die Zustimmung des Bundesrates am 19. Dezember 2025 ins Gesetz gelangt, erfolgt die grundsätzliche elektronische Bereitstellung von Steuer­bescheiden zum Abruf erst ab dem 1. Januar 2027. Es ist aber ab 2026 möglich, einen Antrag auf dauerhafte postalische Bekannt­gabe zu stellen. Dieser Antrag soll auch elektronisch in der VDB erfolgen können.


Neufassung der Vollmachts­muster für die VDB
 

Das BMF wird voraussichtlich ab 4. Dezember 2025 das u.a. für die VDB zu verwendende Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuer­sachen sowie das dazugehörige Merkblatt zur Verwendung der amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuer­sachen neu fassen. Die Neufassung entspricht dem Muster, das bereits mit BMF-Schreiben vom 27. März 2025 veröffentlicht, mit BMF-Schreiben vom 24. April 2025 aber in seiner Anwendung verschoben wurde.
 

Wesentliche Änderungen sind:

  • Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) muss, sofern vorhanden, künftig mit angegeben werden.
  • Das Beiblatt entfällt, die Angabe der Steuernummern ist aber weiterhin erforderlich.
     

Nach bisherigem Muster erteilte Vollmachten bleiben gültig. 

In der VDB wird das Eingabefeld für die W-IdNr. zeitgleich zur Anwendbarkeit des neuen Musters zur Verfügung gestellt. Das neu gefasste Muster steht ab dem 4. Dezember auf dieser Themenseite zum Download bereit.
 


Anpassung der Nutzungsverträge für die Vollmachtsdatenbank

Die BStBK passt aktuell die derzeit geltenden Nutzungsverträge für die VDB an. Eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen sowie den angepassten Vertragsmustern wurde an sämtliche Vertragspartner am 28. Oktober 2025 versandt. Die nun vorgenommenen Anpassungen tragen den deutlich gestiegenen Anforderungen an Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung Rechnung.

Rückfragen können per E-Mail unter service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de oder telefonisch unter 0800 0112344 gestellt werden. 
 
 

ELSTER-Zustellung der W-IdNr-Mitteilungsschreiben

Um wirtschaftlich Tätige im Besteuerungs­verfahren eindeutig zu identifizieren, hat das Bundes­zentralamt für Steuern (BZSt) Ende 2024 schrittweise mit der Vergabe der Wirtschafts­identifikations­nummer (W-IdNr) begonnen. Die W-IdNr wird einmalig vergeben und bleibt auch bei einem Umzug des Sitzes innerhalb Deutschlands unverändert. Die Information über die vergebene W-IdNr erfolgt ausschließlich elektronisch. Eine postalische Zustellung erfolgt nicht. Für Unternehmen, die einen Steuerberater bevollmächtigt haben, wird das Mitteilungs­schreiben zur W-IdNr direkt an diesen zugestellt.


Voraussichtlich ab September 2025 werden in Tranchen von rund 320.000 Schreiben pro Woche die weiteren Mitteilungs­schreiben zur W-IdNr an das ELSTER-Postfach des bevollmächtigten Steuerberaters versandt. Die Zustellung der Mitteilungs­schreiben erfolgt zwar in Tranchen, dennoch kann die Anzahl der Schreiben je nach Menge der betroffenen Mandanten sehr unterschiedlich ausfallen. Bevollmächtigte Steuerberater könnten viele Schreiben auf einmal oder auch nur wenige erhalten.
 

Für die Praxis bedeutet das:

  • Eine systematische Sichtung, Verarbeitung und Archivierung von elektronischen Posteingängen ist erforderlich, um die digitale Weitergabe an Mandanten effizient zu gestalten und Nachfragen zu vermeiden.
  • Benennen Sie klar, wer regelmäßig Postfächer sichtet und die Nachrichten weiterverarbeitet. Stellen Sie sicher, dass Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen geregelt sind, um Lücken bei der Bearbeitung zu vermeiden.
  • Klassifizierung der Nachrichten sowie interne Dokumentation.
  • Definieren Sie interne Standards für die Verarbeitung und schulen Sie Mitarbeitende regelmäßig im Umgang mit digitalen Tools und Kommunikationswegen
     

Wer die Vollmachts­datenbank der BStBK sowie DIVA Stufe II nutzt, profitiert von der digitalen Bekanntgabe weiterer Verwaltungs­akte – etwa Steuerbescheiden. Das erleichtert eine zentrale, medienbruchfreie Mandanten­kommunikation.


Neue Anmelde­möglichkeit in der Vollmachts­datenbank 

Seit dem 9. Januar 2025 steht für die Vollmachts­datenbank neben der bisherigen Smartcard oder dem Kammermitglieds­ausweis die Steuerberater­plattform als zusätzliche Anmelde­möglichkeit zur Verfügung. Mit dieser Erweiterung wird den Berufsträgern eine modernere und flexiblere Option zur Verfügung gestellt, ohne dass bestehende Anmelde­methoden entfallen. Beide Anmelde­methoden können parallel genutzt werden, sodass keine Umstellungen für bestehende Nutzer erforderlich sind. Dies betrifft auch die ggf. eingesetzte Kanzleisoftware, die zukünftig ebenso zwei parallele Schnittstellen­implementierungen hinsichtlich der Anmeldeverfahren verwenden kann.
 

Aufruf der Vollmachts­datenbank mit dem Microsoft Edge (aktuelle Version)
Microsoft hat am 02.09.21 die aktuelle Version des Microsoft Edge freigegeben. Wenn Sie mit diesem Browser versuchen die Vollmachts­datenbank zu starten, können Sie das Fenster Zertifikat für Authentifizierung auswählen nicht mehr einfach mit OK verlassen. Das Zertifikat muss aktiv per Mausklick ausgewählt werden, bevor das Fenster mit OK bestätigt wird.


Eine Anleitung wie die Abfrage unterdrückt werden kann, finden Sie hier.


Allgemeines zur VDB

Die Vollmachts­datenbank in Steuersachen wird von der Bundessteuerberaterkammer im gesetzlichen Auftrag betrieben. Berufsträger können sich über ihre zuständige Steuerberaterkammer für die Vollmachts­datenbank registrieren. Es muss ein Nutzervertrag zwischen dem Berufsträger und der Bundessteuer­beraterkammer geschlossen werden.
 

In der Vollmachts­datenbank in Steuersachen besteht die Möglichkeit, die elektronische Bescheid­bekanntgabe nach DIVA II zu aktivieren.
 

Bitte beachten Sie dabei Folgendes:

  • Um elektronische Bescheide empfangen zu können, muss der Abruf durch Ihre Kanzlei­software unterstützt werden. Voraussetzung hierfür ist die Nutzung einer entsprechend kompatiblen Fachsoftware, welche die aktuelle ERiC-Schnittstelle der Finanz­verwaltung integriert. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren Software­hersteller.
  • Es können täglich nur eine begrenzte Anzahl an Vollmachten verarbeitet werden. Deswegen kann es an einzelnen Tagen dazu führen, dass die Funktion „Elektronische Bescheid­bekanntgabe vergeben“ unter „Vollmachten bearbeiten“ inaktiv ist. Warten Sie bitte bis zum nächsten Tag. Dann steht Ihnen die Funktion wieder zur Verfügung.
  • In einzelnen Bundes­ländern kann es unter Umständen noch zu Papierbescheiden kommen, obwohl die elektronische Bescheid­bekanntgabe in der Vollmachts­datenbank aktiviert wurde.

Weitere Informationen wie Sie die elektronische Bescheid­bekanntgabe aktivieren, finden Sie hier.
 

Bitte beachten Sie: Ab dem 1.1.2026 gilt eine neue Fassung des § 122a AO. Diese sieht grundsätzlich die Elektronische Bescheid­bekanntgabe vor, wenn nicht ein entsprechender Antrag auf postalische Bekanntgabe gestellt wurde. 

Support
So erreichen Sie unseren Support für spezielle und technische Fragen zur Vollmachts­datenbank:

Bitte nutzen Sie die kostenlosen Informationen über das Hilfe-Center.

Den kostenpflichtigen Service zur Vollmachtsdatenbank erreichen Sie unter:

Telefonnummer: +49 800 0112344

E-Mail: service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de
Bitte halten Sie bei Anfragen im kostenpflichtigen Service Ihre Teilnehmernummer, sowie die tagesaktuelle Service-TAN bereit. Beides finden Sie direkt in der Vollmachts­datenbank unter dem Menüpunkt Hilfe.
 

Sie haben Fragen zur Registrierung, SmartCards, Datenabruf und weiteren Themen:

Hier finden Sie die richtigen Ansprechpartner: Liste Ansprechpartner
 

Die folgenden Dokumente sind zu beachten:

Nutzungsvertrag blanko, Vertragsbedingungen, Leistungsbeschreibung Service (bis 31.12.2025), Leistungsbeschreibung Service (ab 01.01.2026), Leistungsbeschreibung VDB
 

Achtung: Es handelt sich hierbei nur um Ansichts­exemplare zu Informations­zwecken. Der Neuabschluss der Verträge mit der Bundessteuer­beraterkammer erfolgt ausschließlich elektronisch über die VDB-Anwendung. Bitte keine unterzeichneten Verträge per Briefpost oder E-Mail an die Bundessteuer­beraterkammer übersenden!