Voll­machts­daten­bank

Aktuelles


Änderung des § 122a AO zum 1. Januar 2026
 

Mit der zum 1. Januar 2026 geltenden neuen Fassung des § 122a AO sollten künftig Steuer­bescheide grundsätzlich elektronisch durch Bereitstellung zum Abruf bekannt­gegeben werden und nicht wie bisher nur mit Einwilligung des Beteiligten bzw. des Steuerberaters. 
 

Auch aufgrund des Einsatzes der BStBK hat der Finanz­ausschuss empfohlen, die Anwendung der Soll-Regelung in § 122a Satz 2 AO um ein Jahr auf den 1. Januar 2027 zu verschieben. Dies gibt den Steuerberatern die Möglichkeit, sich innerhalb des Jahres 2026 aktiv für oder gegen die elektronische Bescheidbekanntgabe ab dem 1. Januar 2027 zu entscheiden.
 

Durch die Zustimmung des Bundesrates am 19. Dezember 2025 gelangt die Änderung nun in das Gesetz. Damit erfolgt die grundsätzliche elektronische Bereitstellung von Steuer­bescheiden zum Abruf erst ab dem 1. Januar 2027. Es ist aber ab 2026 möglich, einen Antrag auf dauerhafte postalische Bekannt­gabe zu stellen. Dieser Antrag soll auch elektronisch in der VDB erfolgen können.


Neufassung der Vollmachts­muster für die VDB
 

Das BMF hat das u.a. für die VDB zu verwendende Muster für Voll­machten zur Vertretung in Steuer­sachen sowie das dazuge­hörige Merkblatt zur Ver­wendung der amtlichen Muster für Voll­machten zur Vertretung in Steuer­sachen neu gefasst. Die Neu­fassung entspricht dem Muster, das bereits mit BMF-Schreiben vom 27. März 2025 ver­öffentlicht, mit BMF-Schreiben vom 24. April 2025 aber in seiner An­wendung verschoben wurde. 
 

Wesentliche Änder­ungen sind: 

  • Die Wirtschafts-Identifikations­nummer (W-IdNr.) muss, sofern vorhanden, künftig mit ange­geben werden.
  • Das Beiblatt (Seite 3) entfällt, die Angabe der Steuer­nummern im Datensatz ist aber weiterhin erforder­lich. 

Nach bisherigem Muster erteilte Voll­machten bleiben gültig. Das neu gefasste Muster steht auf dieser Themen­seite zum Download bereit.


Anpassung der Nutzungsverträge für die Vollmachtsdatenbank

Die BStBK passt aktuell die derzeit geltenden Nutzungsverträge für die VDB an. Eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen sowie den angepassten Vertragsmustern wurde an sämtliche Vertragspartner am 28. Oktober 2025 versandt. Die nun vorgenommenen Anpassungen tragen den deutlich gestiegenen Anforderungen an Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung Rechnung.

Rückfragen können per E-Mail unter service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de oder telefonisch unter 0800 0112344 gestellt werden.
 

ELSTER-Zustellung der W-IdNr-Mitteilungsschreiben

Um wirtschaftlich Tätige im Besteuerungs­verfahren eindeutig zu identifizieren, hat das Bundes­zentralamt für Steuern (BZSt) Ende 2024 schrittweise mit der Vergabe der Wirtschafts­identifikations­nummer (W-IdNr) begonnen. Die W-IdNr wird einmalig vergeben und bleibt auch bei einem Umzug des Sitzes innerhalb Deutschlands unverändert. Die Information über die vergebene W-IdNr erfolgt ausschließlich elektronisch. Eine postalische Zustellung erfolgt nicht. Für Unternehmen, die einen Steuerberater bevollmächtigt haben, wird das Mitteilungs­schreiben zur W-IdNr direkt an diesen zugestellt.


Voraussichtlich ab September 2025 werden in Tranchen von rund 320.000 Schreiben pro Woche die weiteren Mitteilungs­schreiben zur W-IdNr an das ELSTER-Postfach des bevollmächtigten Steuerberaters versandt. Die Zustellung der Mitteilungs­schreiben erfolgt zwar in Tranchen, dennoch kann die Anzahl der Schreiben je nach Menge der betroffenen Mandanten sehr unterschiedlich ausfallen. Bevollmächtigte Steuerberater könnten viele Schreiben auf einmal oder auch nur wenige erhalten.
 

Für die Praxis bedeutet das:

  • Eine systematische Sichtung, Verarbeitung und Archivierung von elektronischen Posteingängen ist erforderlich, um die digitale Weitergabe an Mandanten effizient zu gestalten und Nachfragen zu vermeiden.service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de
  • Benennen Sie klar, wer regelmäßig Postfächer sichtet und die Nachrichten weiterverarbeitet. Stellen Sie sicher, dass Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen geregelt sind, um Lücken bei der Bearbeitung zu vermeiden.
  • Klassifizierung der Nachrichten sowie interne Dokumentation.
  • Definieren Sie interne Standards für die Verarbeitung und schulen Sie Mitarbeitende regelmäßig im Umgang mit digitalen Tools und Kommunikationswegen
     

Wer die Vollmachts­datenbank der BStBK sowie DIVA Stufe II nutzt, profitiert von der digitalen Bekanntgabe weiterer Verwaltungs­akte – etwa Steuerbescheiden. Das erleichtert eine zentrale, medienbruchfreie Mandanten­kommunikation.
 

Erinnerung: Prüfen Sie regelmäßig Vollmachten/Untervollmachten auf Aktualität
 

Kanzleien und Kanzleiorganisationen verändern sich – die in der Vollmachtsdatenbank hinterlegten Vertretungsverhältnisse sollten dies widerspiegeln. Um sicherzustellen, dass die hinterlegten Vollmachten korrekt sind, sollte daher regelmäßig eine Überprüfung erfolgen. So sollte geprüft werden, ob die zu dem eigentlichen Bekanntgabebevollmächtigten als Berechtigte hinterlegten Personen (= sog. Untervollmacht) noch aktuell sind. Sollte dies nicht der Fall sein, ist der Service der Vollmachtsdatenbank zu kontaktieren. Nutzen Sie dafür folgende Kontaktmöglichkeiten: service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de. Falls Sie nach Überprüfung festgestellt haben, dass die in der Vollmachtsdatenbank hinterlegten Informationen korrekt sind, ist nichts weiter zu veranlassen. 


Neue Anmelde­möglichkeit in der Vollmachts­datenbank 

Seit dem 9. Januar 2025 steht für die Vollmachts­datenbank neben der bisherigen Smartcard oder dem Kammermitglieds­ausweis die Steuerberater­plattform als zusätzliche Anmelde­möglichkeit zur Verfügung. Mit dieser Erweiterung wird den Berufsträgern eine modernere und flexiblere Option zur Verfügung gestellt, ohne dass bestehende Anmelde­methoden entfallen. Beide Anmelde­methoden können parallel genutzt werden, sodass keine Umstellungen für bestehende Nutzer erforderlich sind. Dies betrifft auch die ggf. eingesetzte Kanzleisoftware, die zukünftig ebenso zwei parallele Schnittstellen­implementierungen hinsichtlich der Anmeldeverfahren verwenden kann.
 

Aufruf der Vollmachts­datenbank mit dem Microsoft Edge (aktuelle Version)
Microsoft hat am 02.09.21 die aktuelle Version des Microsoft Edge freigegeben. Wenn Sie mit diesem Browser versuchen die Vollmachts­datenbank zu starten, können Sie das Fenster Zertifikat für Authentifizierung auswählen nicht mehr einfach mit OK verlassen. Das Zertifikat muss aktiv per Mausklick ausgewählt werden, bevor das Fenster mit OK bestätigt wird.


Eine Anleitung wie die Abfrage unterdrückt werden kann, finden Sie hier.


Allgemeines zur VDB

Die Vollmachts­datenbank in Steuersachen wird von der Bundessteuerberaterkammer im gesetzlichen Auftrag betrieben. Berufsträger können sich über ihre zuständige Steuerberaterkammer für die Vollmachts­datenbank registrieren. Es muss ein Nutzervertrag zwischen dem Berufsträger und der Bundessteuer­beraterkammer geschlossen werden.
 

In der Vollmachts­datenbank in Steuersachen besteht die Möglichkeit, die elektronische Bescheid­bekanntgabe nach DIVA II zu aktivieren.
 

Bitte beachten Sie dabei Folgendes:

  • Um elektronische Bescheide empfangen zu können, muss der Abruf durch Ihre Kanzlei­software unterstützt werden. Voraussetzung hierfür ist die Nutzung einer entsprechend kompatiblen Fachsoftware, welche die aktuelle ERiC-Schnittstelle der Finanz­verwaltung integriert. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren Software­hersteller.
  • Es können täglich nur eine begrenzte Anzahl an Vollmachten verarbeitet werden. Deswegen kann es an einzelnen Tagen dazu führen, dass die Funktion „Elektronische Bescheid­bekanntgabe vergeben“ unter „Vollmachten bearbeiten“ inaktiv ist. Warten Sie bitte bis zum nächsten Tag. Dann steht Ihnen die Funktion wieder zur Verfügung.
  • In einzelnen Bundes­ländern kann es unter Umständen noch zu Papierbescheiden kommen, obwohl die elektronische Bescheid­bekanntgabe in der Vollmachts­datenbank aktiviert wurde.

Weitere Informationen wie Sie die elektronische Bescheid­bekanntgabe aktivieren, finden Sie hier.
 

Bitte beachten Sie: Ab dem 1.1.2026 gilt eine neue Fassung des § 122a AO. Diese sieht grundsätzlich die Elektronische Bescheid­bekanntgabe vor, wenn nicht ein entsprechender Antrag auf postalische Bekanntgabe gestellt wurde. 

Support
So erreichen Sie unseren Support für spezielle und technische Fragen zur Vollmachts­datenbank:

Sie erreichen unsere Service­mitarbeiter von Montag bis Freitag von 7.45 bis 18.00 Uhr.  

Am 24. und 31.12. sowie an bundes­einheitlichen Feier­tagen ist unser Service-Center ge­schlossen.  

An regionalen Feiertagen (Heilige Drei Könige, Fron­leichnam und Aller­heiligen) steht der Service für Sie mit einem Not­dienst zur Verfügung.  

Bitte nutzen Sie die kostenlosen Informationen über das Hilfe-Center.

Den kostenpflichtigen Service zur Vollmachtsdatenbank erreichen Sie unter:

Telefonnummer: +49 800 0112344

E-Mail: service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de
Bitte halten Sie bei Anfragen im kostenpflichtigen Service Ihre Teilnehmer­nummer sowie die tages­aktuelle Service-TAN bereit. Beides finden Sie direkt in der Vollmachts­datenbank unter dem Menü­punkt Hilfe.  
 

Erweiterung des Serviceangebots ab 01.01.2026   

Ab dem 01.01.2026 stehen Ihnen zusätzliche Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung, um Ihre Anliegen noch schneller und gezielter klären zu können.  
 

1.    Terminservice   

Für den telefonischen Support steht Ihnen neben der Hotline auch der Terminservice zur Verfügung. Über diesen können Sie feste Termine buchen, zu denen Sie kontaktiert werden.   

Den Termin können Sie unter folgendem Link buchen: https://www.terminland.de/vollmachtsdatenbank-bstbk  

2.    Eilservice  

Bei dringenden Fragen erhalten Sie eine bevorzugte Bearbeitung. Senden Sie dazu Ihre Anfrage an: eilservice@bstbk-vollmachtsdatenbank.de   

Sie werden innerhalb der nächsten 2 Stunden kontaktiert.  

3.    Notfallservice   

Der Notfallservice wird für besonders dringende Anfragen angeboten und steht Ihnen an den Servicetagen von 18:00 – 20:00 Uhr zur Verfügung. Beachten Sie, dass dieser Service als Auftragsservice abgerechnet wird.  
 

Eine Beschreibung der neuen Servicemöglichkeiten, die Servicezeiten sowie deren Bepreisung finden Sie in der Leistungsbeschreibung Service.
 

Sie haben Fragen zur Registrierung, SmartCards, Datenabruf und weiteren Themen:

Hier finden Sie die richtigen Ansprechpartner: Liste Ansprechpartner
 

Die folgenden Dokumente sind zu beachten:

Nutzungsvertrag blanko, Vertragsbedingungen, Leistungsbeschreibung Service (ab 01.01.2026), Leistungsbeschreibung VDB
 

Achtung: Es handelt sich hierbei nur um Ansichts­exemplare zu Informations­zwecken. Der Neuabschluss der Verträge mit der Bundessteuer­beraterkammer erfolgt ausschließlich elektronisch über die VDB-Anwendung. Bitte keine unterzeichneten Verträge per Briefpost oder E-Mail an die Bundessteuer­beraterkammer übersenden!