Voll­machts­daten­bank

Aktuelles

Hinweis zur Rechnungs­stellung am 15.07.2026
Mit dem Stichtag 01.01.2026 wurde die Berechnung der VDB auf halbjährlich umgestellt. Daher werden für den Abrechnungs­zeitraum 2026 die Rechnungen am 15.07.2026 zugestellt und alle Aufwände abgerechnet, die bis zum 30.06.2026 entstanden sind. Alle Vollmachten, die in der Rechnung zum 30.06.2026 enthalten sind, werden zum 31.12.2026 nicht mehr berechnet. Damit ist sicher­gestellt, dass der Preis nur einmal pro Kalenderjahr in Rechnung gestellt wird.
Es ist darauf zu achten, dass in der VDB die korrekte Bankverbindung, eine aktuelle E-Mail-Adresse und die gewünscht Rechnungs­adresse hinterlegt ist. Vertretungs­berechtige können dies in der VDB unter „Kanzlei­verwaltung“ über den Punkt „Vertragsdaten“ überprüfen.
 

Hinweis zur VDB – Bescheid­bekanntgabeweg
Im Zusammenhang mit der seit dem 01.06.2026 möglichen Umstellung des Bescheid­bekanntgabe­wegs nehmen derzeit viele Steuer­berater­innen und Steuer­berater entsprechende Anpassungen in der Vollmachtsdatenbank Steuern vor. Dadurch kommt es bei der Finanz­verwaltung aktuell zu einem erhöhten Bearbeitungs­aufkommen. Die Verarbeitung der übermittelten Änderungen kann daher mehr Zeit in Anspruch nehmen als üblich.
 

Die in der Vollmachts­datenbank vorgenommenen Anpassungen werden ordnungsgemäß an die Finanz­verwaltung übermittelt. Aufgrund des erhöhten Volumens kann es jedoch zu Verzögerungen kommen, bis die Änderungen dort vollständig verarbeitet und wirksam umgesetzt sind.
 

Weitere Informationen finden Sie hier.
 

Entscheidung zur elektronischen Bescheid­bekanntgabe in Bestands­vollmachten notwendig

Für Vollmachten mit postalischer Bekanntgabe, die vor dem 29.04.2026 angelegt wurden (Bestands­vollmachten), wurde am 01.06.2026 der Bescheid­bekanntgabe­weg zurückgesetzt. Grund dafür ist die Änderung des § 122a AO. Die Gültigkeit der Vollmachten ist dadurch nicht beeinflusst - aber für diese Vollmachten ist eine erneute Bestätigung des Bekanntgabe­wegs (elektronisch oder postalisch) bis spätestens Ende September 2026 notwendig.
 

Wie Sie dazu Vorgehen und weitere Hintergrundinformationen finden Sie hier.

Neufassung der Vollmachts­muster für die VDB 

Das BMF hat das u.a. für die VDB zu verwendende Muster für Voll­machten zur Vertretung in Steuer­sachen sowie das dazuge­hörige Merkblatt zur Ver­wendung der amtlichen Muster für Voll­machten zur Vertretung in Steuer­sachen neu gefasst. Die Neu­fassung entspricht dem Muster, das bereits mit BMF-Schreiben vom 27. März 2025 ver­öffentlicht, mit BMF-Schreiben vom 24. April 2025 aber in seiner An­wendung verschoben wurde. 

Wesentliche Änder­ungen sind: 

• Die Wirtschafts-Identifikations­nummer (W-IdNr.) muss, sofern vorhanden, künftig mit ange­geben werden.
• Das Beiblatt (Seite 3) entfällt, die Angabe der Steuer­nummern im Datensatz ist aber weiterhin erforder­lich. 

Nach bisherigem Muster erteilte Voll­machten bleiben gültig. Das neu gefasste Muster steht auf dieser Themen­seite zum Download bereit.

Anpassung der Nutzungsverträge für die Vollmachtsdatenbank
Die BStBK passt aktuell die derzeit geltenden Nutzungsverträge für die VDB an. Eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen sowie den angepassten Vertragsmustern wurde an sämtliche Vertragspartner am 28. Oktober 2025 versandt. Die nun vorgenommenen Anpassungen tragen den deutlich gestiegenen Anforderungen an Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung Rechnung.

Rückfragen können per E-Mail unter service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de oder telefonisch unter 0800 0112344 gestellt werden.
 

ELSTER-Zustellung der W-IdNr-Mitteilungsschreiben

Um wirtschaftlich Tätige im Besteuerungs­verfahren eindeutig zu identifizieren, hat das Bundes­zentralamt für Steuern (BZSt) Ende 2024 schrittweise mit der Vergabe der Wirtschafts­identifikations­nummer (W-IdNr) begonnen. Die W-IdNr wird einmalig vergeben und bleibt auch bei einem Umzug des Sitzes innerhalb Deutschlands unverändert. Die Information über die vergebene W-IdNr erfolgt ausschließlich elektronisch. Eine postalische Zustellung erfolgt nicht. Für Unternehmen, die einen Steuerberater bevollmächtigt haben, wird das Mitteilungs­schreiben zur W-IdNr direkt an diesen zugestellt.

Voraussichtlich ab September 2025 werden in Tranchen von rund 320.000 Schreiben pro Woche die weiteren itteilungs­schreiben zur W-IdNr an das ELSTER-Postfach des bevollmächtigten Steuerberaters versandt. Die Zustellung der Mitteilungs­schreiben erfolgt zwar in Tranchen, dennoch kann die Anzahl der Schreiben je nach Menge der betroffenen Mandanten sehr unterschiedlich ausfallen. Bevollmächtigte Steuerberater könnten viele Schreiben auf einmal oder auch nur wenige erhalten.
 

Für die Praxis bedeutet das:

• Eine systematische Sichtung, Verarbeitung und Archivierung von elektronischen Posteingängen ist erforderlich, um die digitale Weitergabe an Mandanten effizient zu gestalten und Nachfragen zu vermeiden.service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de
• Benennen Sie klar, wer regelmäßig Postfächer sichtet und die Nachrichten weiterverarbeitet. Stellen Sie sicher, dass Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen geregelt sind, um Lücken bei der Bearbeitung zu vermeiden.
• Klassifizierung der Nachrichten sowie interne Dokumentation.
• Definieren Sie interne Standards für die Verarbeitung und schulen Sie Mitarbeitende regelmäßig im Umgang mit digitalen Tools und Kommunikationswegen
   

Wer die Vollmachts­datenbank der BStBK sowie DIVA Stufe II nutzt, profitiert von der digitalen Bekanntgabe weiterer Verwaltungs­akte – etwa Steuerbescheiden. Das erleichtert eine zentrale, medienbruchfreie Mandanten­kommunikation.
 

Erinnerung: Prüfen Sie regelmäßig Vollmachten/Untervollmachten auf Aktualität

Kanzleien und Kanzleiorganisationen verändern sich – die in der Vollmachtsdatenbank hinterlegten Vertretungsverhältnisse sollten dies widerspiegeln. Um sicherzustellen, dass die hinterlegten Vollmachten korrekt sind, sollte daher regelmäßig eine Überprüfung erfolgen. So sollte geprüft werden, ob die zu dem eigentlichen Bekanntgabebevollmächtigten als Berechtigte hinterlegten Personen (= sog. Untervollmacht) noch aktuell sind. Sollte dies nicht der Fall sein, ist der Service der Vollmachtsdatenbank zu kontaktieren. Nutzen Sie dafür folgende Kontaktmöglichkeiten: service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de. Falls Sie nach Überprüfung festgestellt haben, dass die in der Vollmachtsdatenbank hinterlegten Informationen korrekt sind, ist nichts weiter zu veranlassen. 

Neue Anmelde­möglichkeit in der Vollmachts­datenbank 

Seit dem 9. Januar 2025 steht für die Vollmachts­datenbank neben der bisherigen Smartcard oder dem Kammermitglieds­ausweis die Steuerberater­plattform als zusätzliche Anmelde­möglichkeit zur Verfügung. Mit dieser Erweiterung wird den Berufsträgern eine modernere und flexiblere Option zur Verfügung gestellt, ohne dass bestehende Anmelde­methoden entfallen. Beide Anmelde­methoden können parallel genutzt werden, sodass keine Umstellungen für bestehende Nutzer erforderlich sind. Dies betrifft auch die ggf. eingesetzte Kanzleisoftware, die zukünftig ebenso zwei parallele Schnittstellen­implementierungen hinsichtlich der Anmeldeverfahren verwenden kann.

Allgemeines zur VDB

Die Vollmachts­datenbank in Steuersachen wird von der Bundessteuerberaterkammer im gesetzlichen Auftrag betrieben. Berufsträger können sich über ihre zuständige Steuerberaterkammer für die Vollmachts­datenbank registrieren. Es muss ein Nutzervertrag zwischen dem Berufsträger und der Bundessteuer­beraterkammer geschlossen werden.
 

In der Vollmachts­datenbank in Steuersachen besteht die Möglichkeit, die elektronische Bescheid­bekanntgabe nach DIVA II zu aktivieren.
 

Bitte beachten Sie dabei Folgendes:

• Um elektronische Bescheide empfangen zu können, muss der Abruf durch Ihre Kanzlei­software unterstützt werden. Voraussetzung hierfür ist die Nutzung einer entsprechend kompatiblen Fachsoftware, welche die aktuelle ERiC-Schnittstelle der Finanz­verwaltung integriert. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren Software­hersteller.
• Es können täglich nur eine begrenzte Anzahl an Vollmachten verarbeitet werden. Deswegen kann es an einzelnen Tagen dazu führen, dass die Funktion „Elektronische Bescheid­bekanntgabe vergeben“ unter „Vollmachten bearbeiten“ inaktiv ist. Warten Sie bitte bis zum nächsten Tag. Dann steht Ihnen die Funktion wieder zur Verfügung.
• In einzelnen Bundes­ländern kann es unter Umständen noch zu Papierbescheiden kommen, obwohl die elektronische Bescheid­bekanntgabe in der Vollmachts­datenbank aktiviert wurde.

Weitere Informationen wie Sie die elektronische Bescheid­bekanntgabe aktivieren, finden Sie hier.
 

Bitte beachten Sie: Ab dem 1.1.2026 gilt eine neue Fassung des § 122a AO. Diese sieht grundsätzlich die Elektronische Bescheid­bekanntgabe vor, wenn nicht ein entsprechender Antrag auf postalische Bekanntgabe gestellt wurde. 

Support

Es steht Ihnen rund um die Uhr und kostenlos das Hilfe-Center zur Verfügung. Sollten Sie darüber hinaus Hilfe benötigen, finden Sie hier eine Übersicht, wie der kostenpflichtige Support telefonisch und schriftlich erreichbar ist.
 

Erweiterung des Serviceangebots ab 01.01.2026   

Ab dem 01.01.2026 stehen Ihnen zusätzliche Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung, um Ihre Anliegen noch schneller und gezielter klären zu können.  
 

1.    Terminservice   

Für den telefonischen Support steht Ihnen neben der Hotline auch der Terminservice zur Verfügung. Über diesen können Sie feste Termine buchen, zu denen Sie kontaktiert werden.   

Den Termin können Sie unter folgendem Link buchen: https://www.terminland.de/vollmachtsdatenbank-bstbk  

2.    Eilservice  

Bei dringenden Fragen erhalten Sie eine bevorzugte Bearbeitung. Senden Sie dazu Ihre Anfrage an: eilservice@bstbk-vollmachtsdatenbank.de   

Sie werden innerhalb der nächsten 2 Stunden kontaktiert.  

3.    Notfallservice   

Der Notfallservice wird für besonders dringende Anfragen angeboten und steht Ihnen an den Servicetagen von 18:00 – 20:00 Uhr zur Verfügung. Beachten Sie, dass dieser Service als Auftragsservice abgerechnet wird.  
 

Eine Beschreibung der neuen Servicemöglichkeiten, die Servicezeiten sowie deren Bepreisung finden Sie in der Leistungsbeschreibung Service.
 

Sie haben Fragen zur Registrierung, SmartCards, Datenabruf und weiteren Themen:

Hier finden Sie die richtigen Ansprechpartner: Liste Ansprechpartner
 

Die folgenden Dokumente sind zu beachten:

Nutzungsvertrag blanko, Vertragsbedingungen, Leistungsbeschreibung Service (ab 01.01.2026), Leistungsbeschreibung VDB
 

Achtung: Es handelt sich hierbei nur um Ansichts­exemplare zu Informations­zwecken. Der Neuabschluss der Verträge mit der Bundessteuer­beraterkammer erfolgt ausschließlich elektronisch über die VDB-Anwendung. Bitte keine unterzeichneten Verträge per Briefpost oder E-Mail an die Bundessteuer­beraterkammer übersenden!