Sie möchten die VDB nutzen?

Vollmacht von Mandanten erteilen lassen

Lassen Sie sich von Ihren Mandanten die standardisierte Vollmacht erteilen.

Die Finanz­verwaltung hat dazu ein Vollmachtsformular herausgegeben. Dieses finden Sie hier: Vollmachtsformular. Bitte beachten Sie, dass das Formular grundsätzlich eine umfassende Bevollmächtigung vorsieht. Es bietet aber die Möglichkeit, die Bevollmächtigung einzuschränken. Um die Vorzüge der Vollmachts­datenbank in der vorausgefüllten Steuerer­klärung zu nutzen, ist das Vollmachts­formular des Bundesfinanz­ministeriums zu verwenden.
 

Füllen Sie das Vollmachts­formular aus und lassen Sie es sich von Ihrem Mandanten unterschreiben (elektronische oder eigenhändige Unterschrift). Eine einfache elektronische Signatur i.S. von Art. 3 Nr. 10 EIDAS VO - beispielsweise die Unterschrift auf einem Signaturpad - ist ausreichend.
 

Das Vollmachts­formular ist zur Nutzung im Rahmen der elektronischen Kommunikation von der Finanzverwaltung in Abstimmung mit dem Berufsstand entwickelt worden. Die Verwendung des Vollmachts­formulars ist Voraussetzung für die elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten an die Finanz­verwaltung. Sofern Steuerberater Vollmachts­daten nicht elektronisch an die Finanz­verwaltung übermitteln wollen, ist die Verwendung des Formulars freigestellt, d. h. es können auch andere Formen gewählt werden. Das Formular ist vollständig in der VDB abgebildet und kann entsprechend ausgefüllt werden. Unabhängig von der elektronischen Übermittlung von Vollmacht­sdaten bleibt es bei der auch bislang bestehenden Vollmachts­vermutung, d. h. bei Angehörigen der steuerberatenden Berufe, die für den Steuer­pflichtigen handeln, wird eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung vermutet (§ 80 Abs.2 AO). Eine Übermittlung der Vollmacht per Post ist nicht notwendig.
 

Die Finanz­verwaltung wird die Vollmachts­daten, die sie über die VDB erhält, stichprobenartig kontrollieren und ggf. die Vorlage der Vollmachten verlangen. Die Finanz­verwaltung hat ggü. der BStBK geäußert, dass nach Auffassung der Finanz­verwaltung (Bund und Länder) auch ein „Scan“ des unterschriebenen Original­dokumentes im Verhältnis zur Finanzverwaltung als Nachweis für die Bevollmächtigung im Besteuerungs­verfahren ausreiche. Bei elektronisch gespeicherten und mittels Signaturpad „unterschriebenen“ Vollmachts­formularen soll der Ausdruck oder die Übermittlung des elektronischen Dokuments als Nachweis ausreichen. Die BStBK hat sich mit Schreiben vom 29. Mai 2020 an das BMF gewandt und eine Anpassung des AEAO zu § 80 und § 80a AO gefordert.

Kammermitgliedsausweis beantragen

Für die Registrierung benötigen Sie den Kammermitgliedsausweis Ihrer Steuerberaterkammer mit Smartcard-Funktion und ein geeignetes SmartCard-Lesegerät.

Hier geht es zu Ihrer Steuerberaterkammer, bei der Sie Ihren Kammermitgliedsausweis bestellen können.

Statt des Kammermitglieds­ausweises können auch Smartcards für Berufsträger genutzt werden. Voraussetzung: die zuständige Steuerberaterkammer trägt diese im Berufsregister ein.

Informationen zu den Kartenlesegeräten

Hier erhalten Sie Informationen darüber, welche SmartCard-Lesegeräte für die Nutzung der VDB geeignet sind.

Im Info-DB Dokument 1033754 finden Sie die Lesegeräte, die mit dem "Kammermitglieds­ausweis" und mit dem für die Vollmachts­datenbank notwendigen "Sicherheitspaket compact VDB" kompatibel sind.
 

Treiber für diese Lesegeräte finden Sie hier: Treiber 
 

Andere SmartCard-Lesegeräte
 

Andere SmartCard-Leser werden von dem technischen Dienstleister der BStBK nicht unterstützt, können aber grundlegend funktionieren. Installieren Sie den aktuellen Treiber und aktualisieren Sie ggf. die Firmware des Lesers. Wird die SmartCard nicht erkannt, oder treten bei der Nutzung Fehler auf, wechseln Sie auf einen der unterstützten Leser. Hierbei können wir Ihnen aber leider keine Hilfestellung anbieten oder Fragen beantworten.

Sicherheitspaket compact VDB

Folgende Voraussetzung für die Nutzung der VDB müssen erfüllt sein.

Als Voraussetzung zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank muss ein Sicherheitspaket installiert werden, welches Sie hier kostenlos herunterladen können: SicherheitsPaket compact VDB.
 

Bitte beachten Sie, dass das Sicherheitspaket compact VDB nicht unter den Betriebssystemen Windows7, Windows Server 2008 R2 oder älter installiert werden kann.
 

Informationen zu den Systemvoraussetzungen finden Sie im Info-DB Dokument 0908526.
 

Empfohlene Browser
 

Bei Einsatz des Betriebssystems Windows wird die Verwendung der Browser Microsoft Edge (mit Chromium Engine; ab Version 79) und Google Chrome empfohlen. Informationen zu unterstützten Browsern finden Sie im Dokument 1080164.

Schnittstellen für Kanzleisoftware

1. Import von Vollmachtgeberstammdaten in die VDB aus vorhandener Kanzleisoftware

Die Vollmachts­datenbank ermöglicht über die offene, abwärtskompatible Import­schnittstelle den Import von Vollmachtgeber­stammdaten (auch Mandanten­stammdaten genannt) in die Vollmachts­datenbank aus vorhandener Kanzleisoftware per Datei. Die Beschreibung der Schnittstelle inkl. des erforderlichen Dateiaufbaus finden Sie im PDF „Schnittstellenbeschreibung zur Importschnittstelle der Vollmachtsdatenbank V. 2.0"
 

Sie können zum Import der Vollmachtgeberstammdaten eine Excel-Vorlage verwenden: Importvorlage für Vollmachtgeberstammdaten
 

2. Abruf der Vorausgefüllten Steuererklärungs­daten bei der Finanzverwaltung über die eingesetzte Einkommen­steuersoftware
 

Der Abruf der vorausgefüllten Steuererklärungs­daten erfolgt durch das eingesetzte Einkommen­steuerprogramm. Für die Nutzung der VDB sind derzeit nur SmartCards für Berufsträger von der Finanzverwaltung zugelassen. Die beim Abruf verwendete SmartCard-ID wird mit dem Abrufwunsch zusammen an die Finanzverwaltung übermittelt. Die Finanzverwaltung prüft aus Sicherheitsgründen bei jedem Abruf von Steuerdaten, ob für die übermittelte SmartCard-ID das entsprechende Abruf-Recht über die Vollmachts­datenbank vorliegt, sowie die Gültigkeit des Zertifikats (über die Verzeichnis­dienstanfrage). Stimmen diese beiden Daten überein, übermittelt die Finanzverwaltung die VaSt-Daten.
 

Um die SmartCard-ID zusammen mit dem Abrufwunsch an die Finanzverwaltung zu übermitteln ist die Einbindung der SmartCard in das eingesetzte Einkommen­steuerprogramm erforderlich.
 

INFORMATION FÜR SOFTWAREHERSTELLER
 

Beim Zugriff auf die SmartCard können Standardschnittstellen von Microsoft wie die Cryptography API, der Microsoft CryptoService Provider (CSP) und die PKCS#11 verwendet werden.
 

Die Cryptographic Service Provider (CSP) sind Komponenten (Software-/Programmbibliotheken) der Windows-Betriebssysteme von Microsoft. Jeder CSP implementiert Funktionen der Microsoft Cryptographic API (MS-CryptoAPI). Diese API bietet Programmen kryptografische Funktionen zum Verschlüsseln und Entschlüsseln (engl. encrypt und decrypt) von Daten sowie für starke Authentifizierung mit digitalen Zertifikaten und sichere Generierung von (Pseudo-) Zufallszahlen an. Einsatzbeispiele bilden das Ver- und Entschlüsseln von E-Mails oder die Anmeldung an Systemen mit Smartcards.
 

Die PKCS#11 (Cryptographic token Interface) ist eine API, die eine generische Schnittstelle zu kryptografischen Token (z.B. SmartCards) spezifiziert.
 

Eine allgemeine Beschreibung zur Verwendung der CryptoAPI finden Sie hier: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/Aa266944 
 

Eine Beschreibung zur Crypto Api und zum Einsatz des Chryptographic Service Providers (CSP) finden Sie bei Microsoft hier: https://docs.microsoft.com/en-us/windows/win32/seccrypto/microsoft-cryptographic-service-providers 
 

Eine Beschreibung zur PKCS#11 finden Sie hier: http://docs.oasis-open.org/pkcs11/pkcs11-base/v2.40/os/pkcs11-base-v2.40-os.html 
 

Als Karteninhaber identifizieren

Als Inhaber eines Kammermitgliedsausweises müssen Sie sich mittels eines Formulars bei dem technischen Dienstleister der Steuerberaterkammern identifizieren lassen.

Das Identifizierungs­formular wird mit der jeweiligen Karte mitgeliefert. Der Vorgang ist erforderlich, da die Finanz­verwaltung aus Sicherheits­gründen bei jedem Abruf von Steuerdaten die Signatur der verwendeten Karte überprüft. Wenn diese nicht identifiziert ist, erhalten Sie keinen Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten.

Hinweis: Auch jeder Mitarbeiter, dem Sie eine Untervollmacht erteilen möchten, muss sich als Inhaber eines Kammermitglieds­ausweises und einer eigenen SmartCard identifizieren.

Für die VDB registrieren

Bei der Registrierung für die Vollmachtsdatenbank muss sichergestellt sein, dass Sie als Anwender auch das erforderliche Berufsträgerattribut besitzen.

Diese Voraussetzung erfüllen Sie, wenn Sie einen gültigen Kammermitglieds­ausweis besitzen. Zum Start des Registrierungs­prozesses benötigen Sie daher Ihren Kammermitglieds­ausweis, ein entsprechendes Lesegerät samt zugehöriger Sicherheitssoftware.

Im Rahmen des Registrierungs­prozesses wird der Nutzungsvertrag mit der Bundessteuer­beraterkammer abgeschlossen. Der Vertrags­abschluss ist nur elektronisch über die VDB-Anwendung möglich. Bitte keine unterzeichneten Verträge per Briefpost oder E-Mail an die Bundessteuer­beraterkammer übersenden!

Pflege der VDB durch Mitarbeiter

Sofern der Mandant Sie zur Erteilung von Untervollmachten bevollmächtigt

(Kreuz in Zeile 14 des amtlichen Vollmachts­formulars muss gesetzt sein) können Sie Mitarbeitern die Pflege der Vollmachts­datenbank übertragen bzw. zum Abruf der vorausgefüllten Steuererklärung bevollmächtigen. Hierbei ist dann zu unterscheiden: Ist der Mitarbeiter ebenfalls Steuerberater, benötigt er eine SmartCard, alternativ kann er seinen eigenen Kammermitglieds­ausweis oder eine eigene SmartCard für Berufsträger verwenden. Der Kammermitglieds­ausweis muss bekannt gemacht und somit Ihrer VDB-Teilnehmernummer (erhalten Sie im Rahmen des Registrierungs­prozesses) zugeordnet werden.
 

Nähere Informationen und das entsprechende Formular finden Sie in der Info Datenbank zur VDB.
 

Ist der Mitarbeiter kein Steuerberater, benötigt er eine SmartCard, die über die Vollmachts­datenbank (über Kanzlei verwalten| Berechtigungen verwalten) bestellt werden kann.

Vollmachten in die VDB einpflegen

Sie können die von Ihren Mandanten eingeholten Vollmachten in die Vollmachtsdatenbank (nach abgeschlossener Registrierung) elektronisch einpflegen und an die Finanzverwaltung übermitteln.

Erst dann erlaubt Ihnen die Finanz­verwaltung als berechtigtem Steuerberater den Zugriff auf die Daten Ihrer Mandanten. Bitte beachten Sie, dass aufgrund gesetzlicher Übermittlungsfristen viele Daten erst ab dem 28. Februar des Folgejahres zur Verfügung stehen. Da die Finanz­verwaltung jederzeit die Vorlage der Vollmacht verlangen kann, ist es wichtig, die Original­vollmachten Ihrer Mandanten sorgfältig aufzubewahren.
 

Zur Erfassungs­erleichterung kann der Nutzer seine Vollmachtgeber-Stammdaten importieren, sofern die von ihm genutzte Kanzleisoftware dieses unterstützt. Hierfür bietet die Vollmachts­datenbank eine definierte offene Import­schnittstelle, die eine effiziente Bestückung aus Datenbeständen der Kanzleiverwaltungs­software ermöglicht.

Mögliche Fehlermeldung beim Start der VDB

Beim Start der Vollmachtsdatenbank (VDB) kann es in seltenen Fällen zu folgender Meldung kommen:

„Die Aktion konnte aufgrund eines unbekannten Fehlers nicht durchgeführt werden.“ Falls Sie die Meldung erhalten, dann bestätigen Sie diese und löschen danach den Browserverlauf indem Sie STRG und F5 drücken. Sie können danach wieder in der Vollmachts­datenbank arbeiten.
 

Bei 64-Bit-Betriebssystemen kann die Vollmachts­datenbank nur mit dem Internet Explorer 32-Bit, Google Chrome und Microsoft Edge (ab Version 79) genutzt werden. Der Internet Explorer 64-Bit wird nicht unterstützt. Weiterführende Informationen können sie hier finden.

Umfirmierung und Umwandlung

Informationen zum Verfahren bei Umfirmierung und in Umwandlungsfällen.

Diese Informationen erhalten Sie hier.